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株式会社学研プロダクツサポート

 
株式会社学研プロダクツサポート 学研プロダクツサポート様 「科学と学習」
ワークライフバランス実現に向けた労働生産性の向上とマイナンバー制度への対応として数万人規模の個人番号管理を実現できるシステム基盤を整備

「私たち学研グループはすべての人が心ゆたかに生きることを 願い今日の感動・満足・安心と明日への夢・希望を提供します」 をグループ理念として掲げる学研グループの会計・人事等のシェアードサービス企業である学研プロダクツサポート様。 旧システムにおいて抱えていた課題を解決し、現在、そして将来を見据えた新たなグループ人事システム、マイナンバー管理システムとして、「ProActive E²」を採用されました。

今回、システムリプレースに至った背景と、選定のポイントから導入効果について、株式会社学研プロダクツサポート 代表取締役社長 増山 敬祐氏、人事サービス部長 押目 昭子氏をはじめ、人事チーム、マイナンバーチームのシステム導入に携わった皆様に、お話を伺いました。

取材写真① 人事チーム マイナンバーチーム
グループ人事管理に旧システムが対応しておらず、分社化により業務プロセスが煩雑に。
マイナンバー制度への対応と労働生産性の向上を目指してシステム導入を検討開始。
取材写真② 取材写真③ 取材写真④

-今回、なぜシステムの刷新を検討されたのでしょうか?その背景をお聞かせください。

旧システムは2003年に本番稼動し、10年以上にわたり利用してきました。長期に亘って利用してきたため、システムの老朽化だけでなく、機能の拡張性に乏しく、現状に対応できていませんでした。そのため、手作業が増え、非効率な業務プロセスとなり、時間外勤務時間が増えていました。なぜ勤務時間が長時間化したのかというと、2009年の学研ホールディングスの前身である学習研究社の分社化が最大の要因でした。分社化により、管理対象企業数が1社から10数社へと増えたのです。

旧システムは、複数会社管理に対応していなかったため、煩雑になる業務が増えました。具体的にいうと、グループ間の転籍処理や、それに紐付く人件費の負担企業・部門の変更など、会社間をまたがる業務への対応が行えませんでした。また、人事・給与システムの設定項目が拡張性に乏しく、各社制度をシステムに反映することができないため、システム外での作業が増えており、2015年10月の人事サービス部の時間外勤務は、平均60時間となっていました。

また将来に目を向けた場合、新たな会社が誕生し、その業務を当社で請け負うとなると、社数に比例して業務負荷が高まり、労働時間がさらに増加してしまうという状況でした。そして、手作業が多いことは、当然ミスにもつながってしまうため、業務の効率は低くなってしまいます。

こうした状況を踏まえ、「このままでいいのか?」という疑問を感じ、「長時間労働をなくしたい」「システムの運用が大変」という声を何とかしたい、という思いが強くなりました。労働生産性を向上しワークライフバランスを実現することと、2014年から学研ホールディングスでもダイバーシティ推進室を立ち上げており、その方針に沿った働き方をしなくてはならないため、新たなシステムを導入し、残業しない業務プロセスを構築するという目的を掲げ、システム検討のスタートを切りました。 また、新たな制度として始まったマイナンバー制度への対応も必要な時期であったため、マイナンバーの管理システムについても、並行して検討を開始しました。

課題を解決する新システムの選定ポイントは、求める業務要件の適合度とTCOに加えて、
導入サービスを担当するコンサルタントの提案力を含めて、総合的に評価。

―課題を解決するための新システム検討は、どのように進められたのでしょうか?

まず人事システムですが、旧システムにおける課題を踏まえ、あるべき姿を検討し、新システムに求める要件を整理しました。その後、インターネットなどで調査し、9社の資料を取り寄せ、資料ベースで評価した後、5社へ絞り込み、RFP(提案依頼書:Request For Proposal)を提示しました。各社の提案内容やデモをメンバー全員で確認し、課題を解決できるのか?はもちろんのこと、実際の画面を見て、操作性も評価し、本当に我々が望んだものであるかを確認しました。

次に、マイナンバーのシステムですが、当社グループでは、特に個人事業主の管理が重要でした。なぜかというと、特に出版事業では、執筆者が数万人におよび、そのマイナンバーの管理が必要ということもあり、2015年1月に制度対応のワーキンググループを立ち上げ検討を開始しました。業務面で考えると、支払管理のシステムと密接なため、現行システムの調査をしたところ、外資系ERPパッケージの支払管理システムであり、日本の制度であるマイナンバーへの対応は難しいと判断しました。そのため、システムを新規に作るのか、外部に委託するのかという管理形態を含め、一から検討することとしました。

―色々と比較検討されたと思いますが、最終的にProActiveを選択したポイントを教えてください。

まず、人事システムですが、評価のポイントは3点ありました。まずは、「課題を解決できるシステム」だったということです。要件の適合度は十分であり、かゆいところに手が届くという点を評価しました。 次に重視したのは、「人」です。今回のグループ人事システムの構築規模は大きく、失敗できないプロジェクトでしたので、提案力やプロジェクト推進面など、信頼できる人であるかを評価しました。SCSKは提案力の高さ、プロジェクトマネージャの人柄などを踏まえ、信頼できるパートナーであると判断しました。 最後は「コスト」です。提案製品の10年TCOを比較した結果、それほどの差はなく、全製品とも想定の範囲内であったこともあり、総合評価からSCSKのProActiveを選定しました。

またマイナンバー管理システムは、別システムを構築するのではなく、人事システムと同じ製品で管理できるのであれば、システムの運用管理の集約と、コストのセーブにつながると考えました。そのため、人事サービス部のシステム検討状況や各人事システムの製品としてのマイナンバー対応機能を確認しつつ、検討を進めました。人事システムがProActiveに決定したことを受け、早速ProActiveのマイナンバー対応機能を確認しました。当社の重要な要件である従業員の個人番号だけでなく、取引先(執筆者など)の個人番号管理が、ProActiveで可能ということを確認した上で、要件を満たすことができるシステムかについて評価をしました。マイナンバー制度の開始前であり、検討時点で理解していた内容から判断し、機能面に問題はありませんでしたし、人事システムと同一の製品で管理したほうが、情報管理の安全性が高いと判断しました。またコスト比較においても、外部委託するより、システムを導入した方がコストメリットが高いため、人事システムと同様、ProActiveに決定したのです。

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