<人事・総務部門・働き方改革>「働き方改革」の成功事例にみるIT活用のポイント

    
サポート終了がない ハイブリッドERPによるTCO削減

動画で解説!ProActive for SaaS 働き方改革も支援!ERP ProActiveが、SaaSとして機能を充実させて登場 モバイル機能も充実したProActive for SaaS 経費、ProActive for SaaS 勤怠管理の特長を動画で解説します。 動画を見る

働き方改革関連法の成立で、働き方改革の取り組みが急務に

少子高齢化や要介護者の増加により、労働力人口の減少が進み、企業の人材確保は厳しさを増すばかりです。また、社員個人の観点では、人材不足を補うために労働時間を増やすことなく、プライベートの時間を大事にするワーク・ライフ・バランスを重視する流れにあります。企業は、労働力人口の減少への対応として、生産性の向上に加えて、離職防止や採用強化に取り組む必要に迫られています。

すでに多くの企業が、社員の待遇改善のためにさまざまな施策を実施しています。2018年1月に財務省が公表した「財務局調査による『人手不足の現状及び対応策』について」によると、既存従業員への待遇改善のために、図1のような施策を行っています。「勤務体系の多様化・柔軟化」がトップとなった背景には、従業員の要望が賃金アップだけではなく、働き方そのものを改革してほしいという期待感の表われと言えます。2018年6月の働き方改革関連法の成立もあり、働き方改革に対する従業員の要望を的確に把握し、迅速に対応する必要に迫られているのです。

出典:財務局調査による「人手不足の現状及び対応策」について(2018年1月31日財務省公表)
出典:財務局調査による「人手不足の現状及び対応策」について(2018年1月31日財務省公表)

事例で検証! 働き方改革の取り組みで発生する課題と解決策

ここで働き方改革の事例として、SCSKの取り組みを紹介しましょう。

SCSKは、「IT業界は残業がつきもの」という既成概念を打破すべく、業務負荷の平準化や人材配置の最適化をはじめとする各種取り組みを進め制度を整備しました。2013年4月からは、全社施策として「スマートワーク・チャレンジ」をスタートさせ、有給休暇取得日数20日(100%)および月間平均残業時間20時間未満を目標として各種施策を実践。また、2016年からは「いつでもどこでも働ける」新しい働き方の実践として「どこでもWORK」を開始しています。

こうした取り組みが評価され、日本経済新聞社「日経Smart Work大賞2018」にて人材活用力部門賞、一般社団法人日本テレワーク協会「第18回テレワーク推進賞」にて「会長賞」を受賞しています。

SCSKでは、取り組みを実践するにあたり、「生産性の向上」と「人材活用」が働き方改革の重要な課題であると考え、それを「ITを活用」することで解決していきました。

現状を的確に把握することが、生産性向上の第一段階

生産性の向上については、まず勤務状況の見える化の必要性を感じ、勤怠管理システムを活用しました。SCSKの働き方改革に向けて採用された勤怠管理システムは、自社開発のERP「ProActive」です。打刻機能により、簡単に出退勤を登録できるので、まとめ入力をする社員がいなくなり、リアルな勤務状況が把握できるようになりました。そのため、残業時間削減のための対策も検討しやすくなり、例えば、上司が部下の残業時間を見て、業務を分散させるなど指示を出せるようになりました。

また、36協定を超過しそうな場合は、警告メッセージの配信や勤務時間の文字色変更などで社員本人と上司に通知してくれるため、対策が立てやすくなり、長時間労働の防止が可能になりました。また、日々の勤怠入力や月次処理が簡単に行えるようになり、締め処理の延滞者も激減。人事部門の業務効率も大幅に改善しています。

人材活用のために必要な、働きやすく、やりがいのある職場づくり

「人材活用」については、いかに社員が気持ちよく、モチベーションを高く仕事できるかということを重視しています。そのために実施しているのが、専門性認定制度やキャリア開発プラン、目標管理などのさまざまな施策であり、これによって「働きやすい、やりがいのある会社」を目指しています。

人材活用のために有効利用されているシステムが、ProActiveの人材マネジメントシステムです。各社員の「従事業務履歴」「保有資格情報」「研修受講履歴」「人材MAP情報」を切り口に検索し、最適な人員配置の計画を立てることができます。これにより、新規事業に必要な人材や、各部門の人員拡充のためのリストアップや適材適所の人材配置が可能になります。

社員にとってもスキルや資格が可視化されるため、自分の能力やスキルが十分に活かせる部署で働くことができ、従業員満足度のアップにもつながっています。

セルフエントリーで、人事や労務などのバックオフィスの働き方を改革

人事や労務などバックオフィスの社員の業務負荷を下げるために、社員による各種申請のセルフエントリーによる分散入力を実現しています。例えば、年末調整の時期は作業が集中し残業時間が増えがちですが、給与システムからの申告書セルフエントリーにより、人事部門は、画面上で確認、問題が無ければ、そのまま年税額の計算へと連携できるため、業務負荷の軽減につながっています。

また、さまざまな人事申請を電子化することで、バックオフィスの業務効率は大幅に向上しました。バックオフィス業務は、営業などの現場よりも働き方改革への対応が遅れているケースも見かけますが、全社レベルで働き方改革を実践することが重要です。

勤怠や経費精算は、隙間時間を有効活用してスマートフォンで

これまで勤怠入力や経費精算は、オフィスで行うというのが一般的でした。しかし、スマートフォンで処理することができれば、勤怠管理や経費精算のためだけに外出先から帰社したりする必要がなくなります。スマートフォン対応は、直行直帰やテレワークなど柔軟な働き方の実現を支援するには必須のIT環境整備と言えるでしょう。

経費精算は、社員にとっては時間もかかり、生産性の高い作業とは言い難い面があります。移動中などの隙間時間に多くの時間をかけることなく経費精算ができれば、本来すべき業務に時間を振り向けることができ労働生産性がアップします。

スマートフォン対応の経費精算であれば、移動中などの隙間時間を有効活用して処理できるようになります。また、勤怠管理についても、スマートフォンでどこでも簡単に勤怠入力できるようになれば、正確な勤務状況の把握に貢献します。

  • ProActive for SaaSの画面写真
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ERPの1つのシステムとしての経費精算と勤怠管理

「ProActive for SaaS」では、経費精算や勤怠管理を単独で利用することができます。SaaSですので、初期投資を抑えて導入でき、月額料金で利用できます。

しかし、経費精算を財務会計システム、勤怠管理を給与システムと同時に利用することで、相乗効果が生まれます。経費精算の処理結果が財務会計の仕訳伝票として自動反映されることによる伝票処理の負荷軽減が一例として挙げられます。個別の会計ソフトと経費精算ソフトを使う場合に発生する2つのシステム間連携の手間がかからないことが、データを一元管理しているERPの大きなメリットなのです。

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