「Excelでの原価管理が煩雑で、正確な利益を把握できていない」

「現場と事務所の情報共有がうまくいかず、手戻りや工期の遅れが発生しがちだ」

このような課題は、多くの建設・工事業の企業が抱える共通の悩みではないでしょうか。慢性的な人手不足や働き方改革への対応が求められる中、旧来の管理方法では限界が見えています。

これらの課題を解決し、生産性を大きく向上させる切り札として注目されているのが「工事管理システム」です。工事管理システムとは、案件情報、工程、原価といった工事に関わるあらゆる情報を一元管理し、業務効率化と経営の見える化を実現するITツールです。

この記事では、工事管理システムの導入を検討されている担当者様に向けて、基本的な機能や導入によるメリット・デメリット、自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイントを解説します。

工事管理システムとは？

工事管理システムとは、建設・工事業界における契約管理、案件情報、工程、原価、発注、請求、入金といった一連の業務データを一元的に管理し、業務効率化を実現するためのソフトウェアです。施工管理システムとも呼ばれ、これまで紙やExcelで個別に行われていた煩雑な管理業務をデジタル化することで、情報共有の迅速化やミスの削減に貢献します。

煩雑な業務を一元管理するツール

建設工事の現場では、見積書、設計図、工程表、写真、日報など、非常に多くの情報が日々発生します。これらの情報を担当者ごとやファイル形式ごとにバラバラに管理していると、必要な情報を探すのに時間がかかったり、古い情報を使ってしまったりするミスが発生しがちです。

工事管理システムを導入することで、案件に関わるすべての情報を一つのプラットフォームに集約できます。これにより、関係者はいつでも最新の情報にアクセスでき、業務の効率化と生産性向上を実現します。

工事管理システムが求められる背景

近年、建設業界では、少子高齢化による労働人口の減少や、働き方改革の推進といった社会的な課題に直面しています。少ない人数で高い生産性を維持し、従業員の負担を軽減するためには、従来の労働集約的な働き方からの脱却が不可欠です。

工事管理システムを活用したDX（デジタルトランスフォーメーション）は、こうした課題を解決する有効な手段として注目されています。アナログな管理体制から脱却し、情報共有を円滑にすることで、移動時間や書類作成の手間を大幅に削減し、企業全体の競争力を高めることが求められています。

デジタルトランスフォーメーション（DX）とERP

工事管理システムの主な機能

工事管理システムには、製品によって様々な機能が搭載されていますが、ここでは代表的な機能を紹介します。自社の課題解決に必要な機能が何かを考える際の参考にしてください。

案件管理機能

受注した工事案件ごとに、契約内容、顧客情報、予算、工期といった基本情報を一元管理する機能です。各案件の進捗状況や担当者を一覧で把握できるため、管理が煩雑になりがちな複数のプロジェクトを抱えている場合に特に有効です。情報が一元化されることで、担当者不在時でも他の社員が状況を把握しやすくなり、業務の属人化を防ぎます。

工程管理機能

工事全体のスケジュールや各作業の進捗状況を可視化する機能です。ガントチャートなどで工程を管理し、人員や機材の最適な割り当てを計画できます。天候や予期せぬトラブルによるスケジュールの変更も、関係者にリアルタイムで共有できるため、工期の遅延を未然に防ぎ、スムーズな現場運営をサポートします。

原価管理・予実管理機能

材料費、労務費、外注費などの工事にかかる原価を正確に把握し、実行予算と実績を比較・管理する機能です。案件ごとの利益率をリアルタイムで可視化できるため、赤字案件の発生を早期に察知し、対策を講じることが可能になります。正確な原価管理は、企業の利益を最大化するための重要な基盤となります。

情報共有（チャット・写真・図面）機能

現場で撮影した写真や最新の図面、各種資料をクラウド上で管理し、関係者間でリアルタイムに共有する機能です。案件専用のチャット機能を活用すれば、電話やメールよりも迅速かつ確実に情報伝達ができます。事務所に戻らなくてもスマートフォンやタブレットから情報の確認・共有ができるため、移動時間や待ち時間を削減し、現場の生産性を大きく向上させます。

工事管理におけるシステム導入のメリット

システムを導入することで、企業は多くのメリットを享受できます。ここでは、代表的な4つのメリットを解説します。

情報共有の迅速化と業務効率の向上

最大のメリットは、社内外の関係者間での情報共有が格段にスムーズになることです。システム上でリアルタイムに情報が更新・共有されるため、電話での確認や事務所への移動といった手間が不要になります。これにより、コミュニケーションロスや伝達ミスが減り、管理業務や事務作業の負担が大幅に軽減され、コア業務に集中できる時間が増加します。

正確な原価管理による利益率の改善

工事案件ごとの原価を正確に把握できるため、どんぶり勘定になりがちなコスト管理から脱却できます。実行予算と実績をリアルタイムで比較分析することで、無駄なコストの削減や、利益率の高い案件の傾向分析などが可能です。データに基づいた的確なコスト管理は、企業全体の収益改善に直結します。

工事品質の安定と納期の遵守

工程管理機能や情報共有機能を活用することで、プロジェクト全体の進捗状況を正確に把握できます。修正指示や仕様変更などの重要な情報も、確実に関係者へ伝わるため、手戻りやミスの発生を防ぎます。これにより、安定した工事品質を保ちながら、計画通りの納期で工事を完了させることが可能になります。

経営状況の可視化と迅速な意思決定

各案件の進捗や収支状況、全社の売上・利益といった経営に関するデータがリアルタイムで可視化されます。経営者は、正確なデータに基づいて迅速かつ的確な経営判断を下せるようになります。市況の変化や予期せぬトラブルにも素早く対応できる体制を構築することは、企業の持続的な成長に不可欠です。

工事管理システム導入のデメリット

多くのメリットがある一方、システムの導入にはいくつかのデメリットも存在します。事前に理解し、対策を検討することが重要です。

導入・運用コストの発生

工事管理システムの導入には、初期費用や月額の利用料がかかります。多機能なシステムや、カスタマイズを行う場合は、その分コストも高くなる傾向があります。導入によって得られる効果とコストのバランスを十分に比較検討し、自社の規模や予算に合ったシステムを選ぶことが大切です。

近年は、中小企業がITツールを導入する際に活用できる「IT導入補助金」などの制度もあるため、確認してみると良いでしょう。

社内への浸透と教育の必要性

新しいシステムを導入する際は、従業員がその使い方に慣れるまでの期間が必要です。特に、ITツールに不慣れな従業員がいる場合、操作方法を習得するための研修や、分かりやすいマニュアルの整備が不可欠です。導入をスムーズに進めるためには、なぜシステムを導入するのかという目的を全社で共有し、一部の担当者だけでなく、会社全体で取り組む姿勢が求められます。

工事管理システムの選び方と比較ポイント

自社に最適な工事管理システムを導入するためには、いくつかのポイントを押さえて比較検討することが重要です。

ERPとは：導入メリットや種類、選び方のポイントを解説【入門ガイド】

クラウド型かオンプレミス型かを確認する

工事管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形態で、初期費用を抑えやすく、場所を選ばずに利用できるのがメリットです。一方、オンプレミス型は自社内にサーバーを設置してシステムを構築する形態で、カスタマイズの自由度が高いですが、初期投資が大きくなる傾向があります。現在の主流は、導入のしやすさからクラウド型となっています。

自社の課題を解決する機能があるか

システム導入の目的は、自社が抱える課題を解決することです。「情報共有を円滑にしたい」「原価管理を徹底したい」「書類作成を効率化したい」など、まずは自社の課題を明確にしましょう。その上で、その課題解決に直結する機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。多機能であれば良いというわけではなく、自社にとって本当に必要な機能を見極めることが失敗しないためのポイントです。

現場の誰もが使いやすい操作性か

工事管理システムは、経営者や管理者だけでなく、現場の作業員も利用します。そのため、ITに不慣れな人でも直感的に操作できる、分かりやすいデザインのシステムを選ぶことが非常に重要です。無料トライアルやデモなどを活用し、実際にシステムに触れてみて、現場の従業員がストレスなく使えるかどうかを確認しましょう。

既存システムとの連携は可能か

すでに会計ソフトや給与計算ソフトなど、他のシステムを導入している場合は、工事管理システムと連携できるかどうかも確認しましょう。システム間でデータを連携できれば、二重入力の手間が省け、さらなる業務効率化が期待できます。どのようなシステムと連携が可能か、事前にベンダーに確認することが推奨されます。

導入後のサポート体制は充実しているか

システムの導入後、操作方法で不明な点が出てきたり、万が一のトラブルが発生したりすることもあります。電話やメール、チャットでの問い合わせに迅速に対応してくれるか、導入後の運用を支援してくれるセミナーや講習会があるかなど、サポート体制の充実度も重要な比較ポイントです。安心して長く利用できるベンダーを選びましょう。

建設業界のDXを支援するオファリングサービス
PROACTIVE Construction

PROACTIVE Constructionは、SCSKが提供するAIネイティブな次世代型ERP「PROACTIVE」を中核として、建設業界の業務の標準化、効率化、そして経営判断の迅速化を支援するオファリングサービスです。見積、原価、工程、人員などの業務データをクラウド上に一元管理し、統合プラットフォームを通じて迅速な情報共有と多軸分析を実現します。

また、建設業特有の商習慣や法規制に対応するため、歩掛り計算、分割請求、前払金保証などの機能を標準搭載し、柔軟なマスタ設定と伝票レイアウトで取引先・協力会社の要求にも即応します。

さらに、公共工事統一コードや出来高管理など業界標準の業務フローをテンプレート化し、承認・アラート・進捗ダッシュボードを搭載することで、不正防止と手戻り低減を実現し、現場と本社の情報齟齬をなくします。

PROACTIVE Constructionは、建設業界の効率化と品質向上を支援し、DXを通じて企業の競争力向上に寄与するサービスです。
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【比較表】工事管理システムのタイプ別特徴

工事管理システムは、その強みによっていくつかのタイプに分類できます。自社がどの業務を最も効率化したいかに合わせて選びましょう。

タイプ	特徴	こんな企業におすすめ
バックオフィス業務の効率化に強いタイプ	見積作成、受発注管理、請求・入金管理、会計ソフト連携など、事務作業や経理業務の効率化に特化している。	経理担当者の負担を軽減したい企業。正確な資金管理や経営分析を行いたい企業。
現場での情報共有や活用に強いタイプ	リアルタイムの写真・図面共有、チャット機能、日報作成など、現場作業の円滑化を支援する機能が充実している。	複数の現場が同時進行することが多い企業。現場と事務所のコミュニケーションを活性化させたい企業。
幅広い業務をカバーするオールインワンタイプ	案件管理から原価管理、現場での情報共有、バックオフィス業務まで、工事に関わる業務全般を一つのシステムで完結できる。	これからDXを始める企業。複数のツールを使い分けるのが面倒な企業。

まとめ

この記事では、工事管理システムの基本的な機能から導入のメリット・デメリット、そして自社に最適なシステムの選び方までを解説しました。工事管理システムは、建設業界が抱える人手不足や生産性の課題を解決し、企業の成長を後押しする強力なツールです。

情報共有の迅速化、正確な原価管理、業務効率の向上など、そのメリットは多岐にわたります。この記事で紹介した比較ポイントを参考に、自社の課題を解決できる最適な工事管理システムを見つけ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。