経理業務の効率化は、多くの企業にとって避けられない課題です。膨大な紙の書類を扱う日々の業務に疲弊し、データの検索や管理に手間取っている経理担当者の方も多いでしょう。こうした状況を打破し、業務効率を向上させるためには、経理業務のペーパーレス化が不可欠です。この記事では、経理業務をペーパーレス化する際のメリット・デメリット、具体的な成功事例を紹介しながら、データドリブン経営への道筋をご提案します。経理部門の未来を変える第一歩として、ペーパーレス化の重要性を再確認しましょう。
目次
1. 経理部門でDXが求められている背景
DX（デジタルトランスフォーメーション）の目的は、デジタル技術を活用してビジネスモデルや業務プロセスを変革し、効率化や競争力の向上を図ることです。経理部門においても、以下のような具体的な課題が存在します。
- ・属人化への対策が求められている
- ・紙媒体を扱う事務作業が多く業務が非効率な状態になりやすい
- ・不正リスクの低減とガバナンス体制の強化が求められている
こうした課題を解決し、経理業務の効率化とガバナンス強化を実現するために、DXの推進が求められています。まずはそれぞれの課題について解説します。
（1）属人化への対策が求められている
経理業務は専門知識や経験が必要なため、特定の担当者に業務が集中しがちです。そのため、急な退職や長期休暇による業務の滞りリスクを防ぐために、属人化への対策が特に求められています。
さらに、担当者が持つ知識やノウハウが共有されないまま失われることも多いです。DXを推進し、デジタル技術を活用することで、業務の標準化と自動化が進み、属人化のリスクを軽減できます。
例えば、クラウド会計ソフトを導入すると、銀行やクレジットカードなどの金融機関とデータ連携が可能になり、記帳業務の大幅な削減や記入ミスの防止が実現できます。さらに、勘定科目も自動で判別されるため、登録ボタンを押すだけで簡単に記帳が完了します。こうした自動化の進展により、従来は複数人で対応していた経理業務のスリム化が進み、業務の標準化も実現しやすくなります。
（2）紙媒体を扱う事務作業が多く業務が非効率になりやすい
経理部門は、請求書処理、仕訳、決算書作成など、膨大な量の紙媒体を扱う事務作業が多いため、処理の手間が増え、業務が非効率になりがちです。近年では、取引量の増加や法令遵守要件の強化により、処理しなければならない書類の量がさらに増加しています。
結果的に担当者の負担が大きくなり、残業が常態化することも少なくありません。紙媒体を多く扱うことで発生する具体的な課題としては、以下のようなものがあります。
DXを推進し、ペーパーレス化を進めることで、これらの課題を解決し、業務効率の向上が期待できます。
（3）不正リスクの低減とガバナンス体制の強化が求められている
近年、企業における不正会計問題が深刻化しており、ガバナンス体制の強化が求められています。経理業務には手作業が多く含まれるため、改ざんや入力ミスなどの不正リスクが高まります。
例えば、手作業によるデータ入力や帳簿作成は、意図的な改ざんや単純な入力ミスが発生しやすいものです。不正を防ぐには、業務プロセスの透明性と追跡性を確保することが不可欠です。
デジタル技術を活用すれば、データの入力や処理を自動化でき、ヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できます。さらに、データの監査や追跡が容易になることで、不正が発生した際にも迅速な対応が可能になります。
2. 経理業務をペーパーレス化するメリット
経理業務をペーパーレス化することで、以下のメリットが得られます。
- ・自動化による業務効率の向上
- ・電子データ化による処理能力の向上
- ・情報セキュリティの強化
- ・リモートワークに対応可能
- ・情報の正確性の向上
- ・コスト削減とオフィスの省スペース化
- ・データドリブン経営の実現
（1）自動化による業務効率の向上
紙の書類をデジタルデータに変換することで、手作業による入力や整理が不要になり、業務効率が向上します。
例えば、紙の請求書をOCR（光学文字認識）技術で電子化し、自動仕訳システムに取り込むと、入力ミスが減り、処理速度が向上するでしょう。また、経費精算や伝票処理の自動化により、承認フローが迅速化し、全体の処理時間が短縮されます。
経理担当者はデータ入力に費やす時間を削減し、より価値の高い分析業務や戦略的業務に集中できます。
（2）電子データ化による処理能力の向上
ペーパーレス化により、書類の保管や検索にかかる時間が大幅に削減され、処理能力が向上します。電子データはクラウド上で一元管理され、必要な書類を瞬時に検索できます。
例えば、取引先からの過去の取引データの照会に対しても、クラウド上のデータベースから瞬時に情報を引き出し、迅速に対応が可能になります。経理業務全体のスピードと効率が向上し、業務の遅延を防ぐことができるでしょう。
（3）情報セキュリティの強化
電子データは紙の書類に比べてセキュリティ対策が施しやすく、情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。デジタルデータは暗号化され、アクセス権限を設定することで、不正アクセスやデータ漏えいを防止できます。
例えば、クラウドストレージを活用することで、ファイルに対して適切な権限を設定できるため、不正アクセスのリスクを低減可能です。重要な経理情報の保護が強化され、企業の信頼性向上にもつながります。
（4）リモートワークに対応可能
ペーパーレス化は、リモートワークの実現にも大きく貢献します。電子データはインターネット経由でアクセス可能なため、場所や時間に縛られずに業務を遂行できます。
例えば、自宅や出張先からでも経理システムにアクセスし、必要なデータを確認・処理することが可能です。これにより、従業員は柔軟な働き方ができ、ワークライフバランスが向上します。特に、新型コロナウイルスのようなパンデミック時などにおいても、業務を滞りなく進めることができます。
（5）情報の正確性の向上
電子文書には作成日時や更新履歴が詳細に記録されるため、情報の正確性が向上します。例えば、決算書の修正履歴を確認することで、誰がいつどのような変更を行ったかを明確に追跡できます。これにより、監査対応がスムーズになり、情報の信頼性が高まるでしょう。
また、電子署名を導入することで、文書の改ざん防止も強化され、法的な信頼性も向上します。企業のコンプライアンスが強化され、透明性の高い業務運営が実現します。
（6）コスト削減とオフィスの省スペース化
紙の書類を扱うことには、目に見えるコストと見えないコストの両方が発生します。ペーパーレス化はこれらのコストを大幅に削減します。具体的には、用紙代、プリンターのインク代、印刷代、書類を郵送するための切手代や封筒代が不要になります。さらに、膨大な書類を保管するためのファイルキャビネットや倉庫などの物理的なスペースも不要となり、オフィスの省スペース化にも繋がります。
（7）データドリブン経営の実現
経理のペーパーレス化は、データドリブン経営を実現するための環境整備の第一歩です。従来の勘や経験に頼った主観的な判断ではなく、データに基づく客観的な意思決定を可能にします。
主観的な判断に依存すると、ミスや偏りが生じる可能性が高くなります。一方、データに基づく意思決定は、客観的で信頼性が高く、より正確なビジネス戦略を立案できます。紙媒体の書類では、データの収集や管理が煩雑であり、リアルタイムでのデータ分析が困難です。電子化することで、情報を一元管理し、必要なデータを迅速に取得・分析できます。例えば、経理業務において、取引データや経費データをデジタル化することで、リアルタイムでの財務分析や予算管理が容易になります。
さらに、電子化することで、データの入力ミスを減らし、保管・検索も容易になります。正確なデータを蓄積し、それらを分析することで、経営判断における重要なインサイトを得ることができるのです。
【関連コラム】経理のクラウド化を進める方法は？メリット・デメリットと導入成功のポイントを解説！
3. 経理業務をペーパーレス化するデメリット
経理業務のペーパーレス化は、メリットがある一方で下記のデメリットも存在します。
- ・導入コストがかかる
- ・システム障害のリスクがある
- ・従業員のITリテラシー教育が必要になる
（1）導入コストがかかる
経理業務のペーパーレス化には初期費用が必要な場合があります。
特に、紙ベースのシステムからクラウドベースのシステムに移行する場合、システム構築費用やソフトウェアライセンス料、コンサルティング費用など、高額な費用がかかる可能性が出てきます。
導入初期にはシステムの設定やデータ移行作業が必要で、専門家のサポートが欠かせません。また、従業員向けのトレーニングプログラムを実施するための費用も発生します。
これらの初期投資が企業にとって負担となるため、事前に導入スケジュールと予算計画をしっかり立てることが重要です。
（2）システム障害のリスクがある
ペーパーレス化の進行にともない、システム障害のリスクも存在します。システム障害が発生すると、経理業務が停止し、業務プロセス全体が混乱する可能性があります。
例えば、サーバーダウンやソフトウェアの不具合が発生すると、請求書処理や支払い業務が滞り、企業活動に支障をきたすでしょう。リスクを軽減するためには、システムの冗長化や定期的なバックアップの実施が必要です。
また、障害発生時の対応マニュアルを準備し、迅速な復旧対応ができる体制を整えておくことが求められます。
（3）従業員のITリテラシー教育が必要になる
ペーパーレス化には、従業員のITリテラシー向上が不可欠です。新しいシステムの操作に慣れていない従業員にとって、操作方法を学ぶことは大きな課題となります。
例えば、ITに不慣れな従業員は、新しいソフトウェアの使い方を覚えるのに時間がかかり、初期段階で操作ミスが多発する可能性があります。これを防ぐためには、業務フローの見直しと従業員向けのトレーニングプログラムを充実させ、継続的な教育を行うことが大切です。
また、サポート体制を整備し、従業員が困ったときにすぐに相談できる環境を提供することも効果的です。
4. ペーパーレス化とセットで押さえたい「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」
経理のペーパーレス化を推進する上で、避けて通れないのが法対応です。特に「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」は、保存ルールや業務フローに直接影響を与える重要なテーマです。これらの法律は単なる規制ではなく、正しく理解・対応することで業務効率化を後押しする「追い風」にもなります。それぞれの制度がペーパーレス化にどう関わるのか、ポイントを押さえておきましょう。
（1）電子帳簿保存法による電子保存のルール緩和
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データ保存を認める法律です。令和3年度および令和5年度の改正により、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和などが行われ、導入のハードルが下がりました。一方で、メールやWebで受け取った「電子取引データ」に関しては、紙に出力して保存することが原則廃止され、電子データのまま保存することが義務化されています。検索機能の確保や真実性の担保など、法要件を正しく満たした運用設計が求められます。
【関連コラム】タイムスタンプとは：電子帳簿保存法への対応や取得方法を解説
SCSKのクラウドERP「PROACTIVE」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認定する、電子帳簿保存法要件を満たすソフトウェアとしての認証を、5つ全て取得・保持しているシステムです。
単一のシステムで5つの認証を全て保有する製品は数少なく、PROACTIVEの導入により、国税関係帳簿・書類（決算関係書類・取引関係書類）のデータ保存・国税関係書類のスキャナ保存・電子取引の保存をワンストップで完結することが可能です。
（2）インボイス制度対応におけるデジタルの重要性
インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、登録番号の記載や税率ごとの消費税額計算など、請求書の記載要件が厳格化されました。受領した請求書が適格請求書であるかの確認や、データの保管・管理をすべて手作業で行うのは、経理担当者にとって大きな負担となります。デジタル化されたシステムであれば、国税庁データベースとのAPI連携による登録番号の自動照合や、要件判定を自動化できるため、制度対応に伴う業務負荷を最小限に抑えることが可能です。
5. 経理のペーパーレス化を進める4つのステップ
経理のペーパーレス化を成功させるためには、計画的かつ段階的に進めることが重要です。ここでは、具体的な4つのステップを紹介します。
（1）ステップ1：目的と対象範囲を明確にする
まず、「なぜペーパーレス化を行うのか」という目的を明確にします。「コストを30%削減する」「月次決算を5営業日早める」「経理部門のテレワーク実施率を80%にする」など、具体的な目標を設定することで、社内の協力が得やすくなり、導入効果の測定も可能になります。次に、どの書類からペーパーレス化するのか、対象範囲を決定します。請求書、領収書、契約書など、特に処理量が多く、効果が見えやすい業務から着手するのがおすすめです。
（2）ステップ2：電子帳簿保存法の要件を理解する
経理書類の電子化は、法律のルールに則って行う必要があります。その中心となるのが「電子帳簿保存法」です。この法律は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めています。特に、電子メールなどで受け取った請求書などの「電子取引」データは、必ず電子データのまま保存する必要があるため、すべての事業者が対応必須です。
国税庁のウェブサイトなどで最新の情報を確認し、自社がどの保存要件を満たす必要があるのかを把握することが不可欠です。
（3）ステップ3：自社に合ったシステムを選定する
ペーパーレス化の目的と対象範囲、そして法的要件が明確になったら、それを実現するためのシステムを選定します。会計システム、経費精算システム、請求書発行システム、文書管理システムなど、様々なツールが存在します。
| システムの種類 | 主な機能 | 選定のポイント |
|---|---|---|
| 会計システム | 帳簿作成、決算書作成、仕訳の自動化 | 自社の規模や業種に合っているか、他のシステムと連携できるか |
| 経費精算システム | 経費申請・承認、交通費自動計算、法人カード連携 | スマートフォンアプリの使いやすさ、電子帳簿保存法に対応しているか |
| 請求書発行・受領システム | 請求書の作成・送付、受け取った請求書のデータ化 | 取引先も利用しやすいか、インボイス制度に対応しているか |
複数の製品を比較検討し、自社の業務フローや予算に最も合ったシステムを選びましょう。
（4）ステップ4：社内ルールを整備し段階的に開始する
システムを導入するだけではペーパーレス化は成功しません。新しい業務フローを構築し、社内ルールとして明確に規定することが重要です。例えば、ファイル名の付け方、データの保存場所、承認の手順などを具体的に定め、マニュアルを作成します。準備が整ったら、特定の部署や書類に限定してスモールスタートし、運用上の課題を洗い出しながら改善を進めます。その後、効果検証を行い、全社展開へと進めていくのが着実な方法です。
【関連コラム】経理DXを実現するためのステップとは？目指すべき経理部門の姿と有効なソリューションを有識者が解説
6. ペーパーレス化できる経理業務の具体例
ペーパーレス化は、経理部門の様々な業務に適用することができます。ここでは代表的な例を紹介します。
（1）請求書や領収書の電子化
取引先から紙で受け取った請求書や領収書は、スキャナで読み取って電子データとして保存します（スキャナ保存）。また、自社が発行する請求書は、電子請求書発行システムを利用してWEB上で発行・送付することで、印刷や郵送の手間とコストを削減できます。
（2）経費精算業務のシステム化
従業員が行う交通費や出張費などの経費精算は、ペーパーレス化の効果が非常に高い業務です。経費精算システムを導入すれば、従業員はスマートフォンで領収書を撮影し、そのまま申請できます。承認者もシステム上で内容を確認して承認できるため、申請から支払いまでの時間が大幅に短縮されます。
（3）国税関係帳簿書類の電子保存
会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿も、電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙に出力することなく電子データのまま保存できます。これにより、大量の紙の帳簿を保管する必要がなくなり、管理が非常に容易になります。
7. 経理部門におけるペーパーレス化の実現におすすめのツール
ペーパーレス化を進めるためには、経理業務を効率化し、デジタル化を支援する適切なツールの導入が不可欠です。ここでは、ペーパーレス化に役立つ具体的なツールを紹介します。
（1）AI-OCR
AI-OCRは、従来のOCR技術に人工知能を搭載したツールです。紙の領収書や請求書の内容を高精度で読み取り、デジタルデータに変換できます。従来のOCRは文字の読み取り精度に課題がありましたが、AIを活用することで一般的な文字の癖や書式を学習し、認識精度が大幅に向上しました。
例えば「PROACTIVE」では、スマートフォンのカメラを使って領収書を撮影し、AI-OCRで読み取ったデータを経費精算システムに自動的に取り込むことが可能です。これにより、手入力の手間を省き、経理業務の効率が大幅に向上します。
（2）経費精算関連のクラウドサービス
経費精算関連のクラウドサービスもペーパーレス化に有効です。社員が領収書をスマートフォンで撮影し、必要な項目を入力するだけで、データがクラウドに送信されます。
例えば、クラウドサービスを利用することで、経費データの整理や処理が自動化され、経理担当者の負担が軽減されます。経理担当者がテレワークを行う際にも、必要なデータにすぐにアクセスでき、効率的に業務を進められるのが特徴的です。
これらのツールを導入することで、経理部門のペーパーレス化を推進し、業務効率を大幅に向上できます。AI-OCRやクラウドサービスの利用は、経理業務の自動化と効率化に貢献し、デジタルトランスフォーメーションの実現に向けた重要な一歩となります。
8. まとめ
経理業務のペーパーレス化は、業務効率化を進めるうえで欠かせない第一歩です。紙媒体を電子データに切り替えることで、処理速度が向上し、手入力のミスも大幅に削減できます。
さらに、ペーパーレス化はデータドリブン経営を実現するための重要なステップでもあります。デジタルデータを活用すれば、経営判断のスピードと正確性が高まり、競争力の強化につながります。リアルタイムでのデータ分析が可能となり、より的確な戦略的意思決定が行えるようになるのです。
ただし、ペーパーレス化を成功させるには、推進者の選定や環境整備、継続的な改善が不可欠です。システム導入や従業員のITリテラシー向上、法的・税務対応など、多岐にわたる課題への対処が求められます。加えて、システム障害のリスク管理やデータセキュリティの強化も重要なポイントです。
経理業務の未来を見据え、持続可能な成長を目指してペーパーレス化に取り組んでいきましょう。
