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2022.08.29
ERPノート

販売管理システム刷新の第一歩
RFP作成における5つのポイント【ERPノート】

既存の販売管理システムを、新しいパッケージシステムに切り替える企業が増えています。販売管理システム刷新の第一歩としては「RFP(提案依頼書)」の作成が必要ですが、販売管理システムは独自の社内ルール、さまざまな取引先、他システムとの連携が絡んで複雑になりがちです。そこで今回は、販売管理システム刷新におけるよりよいRFPの書き方について、ベンダーの立場から紹介します。

1. DX基盤構築、インボイス制度への対応に向け販売管理システム刷新の動きが活発化

スクラッチ開発して運用してきた販売管理システムや既存のパッケージシステムを、別のパッケージシステムに刷新する動きが活発化しています。その背景には、今後施行が予定されているインボイス制度などといった、最新の制度に対応できる販売管理システムを導入したいという意図があります。

また、インボイス制度への対応においては、帳票だけでなく内部処理にも大きく手を加える必要があります。既存システムで対応しようとしても、古いプログラム言語で記述されたシステムは扱える人材が少ないため、既存システムにこだわらず、自社にとってより運用しやすいシステムへ移行する企業が増えつつあります。

その他にも、DXに向けた基盤として販売管理システム刷新に寄せられる期待は大きいです。なぜなら、攻めのIT(SoE領域)でDXを進めるためには、守りのIT(SoR領域)である基幹システムの情報やデータを活用することが欠かせないからです。

例えば、定期的に発注されている商品を顧客にレコメンドする、納期に関する質問への回答をWeb上で即答する、などを実現すれば業務効率化や顧客満足度を高められるでしょう。また、企業活動を通して生まれるデータを蓄積・活用できる仕組みは、今後一層必要となり、これまで営業担当者のノウハウに依存していた「売れ筋商品」の可視化にも役立ちます。

2. 販売管理システム導入におけるRFPの書き方5つのポイント

では、販売管理システムのパッケージを導入するにあたって、どのような点に気をつけてRFPを作成すれば適切な提案を受けられるのか。実際にRFPを受領して提案を行っている立場であるベンダーの営業担当者にインタビューし、まとめてみました。

①自社の業務や取引先との関係性を洗い出す

RFP作成にあたっては、自社ビジネスの特徴をクリアにした上で、要件を明示しなければなりません。

ひとくちに販売管理といっても、例えば仕入れた商品をそのまま販売する場合もあれば、半完成品に手を加えて販売する場合もあります。部署ごとに扱う商品、仕入先や取引先に特徴がある場合はそのことも記載したほうがよいでしょう。なぜなら、自社としては一般的だと思っていたことでも、ベンダーやシステムの立場からすれば特殊、というケースもあるためです。

②システムの全体像を事業と結びつけて示す

要件の取りこぼしをなくすために、どのような事業を営んでいるのかを具体的に示し、その上でシステムの全体像を示すとよいでしょう。例えば製造業なら、取引先とのEDIによる連携、自社の生産管理システムとの連携などが考えられます。
また、複数の事業を営む企業の場合、求めるシステム要件が各事業とどのように紐づいているかをわかるようにしておくことがポイントです。あるパッケージの機能が特定の事業の要件を満たしていても、他の事業の要件は満たせない可能性があるからです。それぞれの事業が求めるものはなるべく詳細に明らかにしておきましょう。

③余裕のあるスケジュールを組む

販売管理システムの導入プロジェクトは、会計や人事給与のシステムよりも企業や部署ごとに特色があり複雑なだけに、より長い期間を要します。認識をすり合わせるために、ベンダーの立場としてはRFPの精査や質疑のやり取りに時間をかけたいので、RFPの回答期限に余裕を持たせておくとよいでしょう。

その他にも、システムの要件定義や設定、カスタマイズ、システム導入そのものにも時間がかかります。販売管理システムにおいては、エンドユーザーの数や使用する機能が多いことから、トレーニング期間も視野に入れてスケジュールを組むべきです。

④コアコンピタンスを明確にしてカスタマイズの範囲を決める

会計や人事給与システムと比べて、販売管理システムはパッケージ標準導入が難しいシステムです。そのため、実務と多少手順が異なっても標準機能に合わせるべき業務と、カスタマイズしてでも実現すべき機能の判断基準を明確にします。

例えば、社内業務しか関連しない要件であれば、これまでの進め方と違っても標準機能に合わせます。しかし、重要な得意先との接点に関連する要件が標準機能と合致しない場合はカスタマイズすべきでしょう。

判断基準を設ける際は、自社のコアコンピタンスを明確にするとよいです。例えば、卸売業で「即納できることが顧客から評価されている」のであれば、即納に必要な要件については、カスタマイズしてでも実現しなければならないでしょう。

⑤社内でコンセンサスを取る

スクラッチ開発は、改修を繰り返すことでかゆいところに手が届く仕様になっています。そうしたシステムを長年運用してきた場合は、社員も既存システムの扱いに慣れています。それゆえに、できるだけ標準機能を使用することを前提に、スクラッチからパッケージへ刷新する場合はユーザビリティが低下してしまう可能性があるため、あらかじめ社内の合意形成を図ることが重要になります。

システム担当者はコンセンサスを取って進めているつもりでも、実際には現場担当者と合意形成ができておらず、後に混乱をきたすケースもあります。スクラッチからパッケージへ移行するような大きい変化が生じる場合は、業務が大きく変わることをトップが明確に表明するとよいでしょう。

図:販売管理システム導入におけるRFPの書き方 5つのポイント

3. 商社系インテグレーターのノウハウを凝縮した「ProActive販売管理」

SCSKの「ProActive」は、これまで6,500社、300の企業グループを支えてきた国産ERPです。

SCSKは住友商事のグループ会社であり、販売管理を熟知しています。特に「ProActive販売管理」は、日本の商習慣を反映した豊富な機能を搭載しており、多様な貿易形態や外貨建取引も基本機能でサポートしているので、幅広い企業にご利用いただけます。蓄積したデータを柔軟に出力できる機能を保持し、データを活用しやすい点も特徴です。

また、SCSKは販売系に強いプロジェクトマネージャーやエンジニアを多く擁しており、プロジェクトを成功に導くための管理手法が浸透しています。そのため、大規模な販売管理システムの導入プロジェクトでも、安心してお任せいただけます。

そのほか、ミドルウェアやBIツール、RPAも組み合わせたトータルサポートも可能です。

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