業務⽤クリーニング・衛生管理のソリューションをさまざまな領域へ

御社の事業内容を教えてください

弊社は、業務用洗浄剤、清掃用機器などの製造・輸入・販売をはじめ、衛星管理や快適な空間づくりに関する製品とサービスを提供しています。近年では、清掃業界における人材不⾜に対応するため、自動運転掃除ロボットの販売や、衛生管理コンサルティングなどにも注力しています。

3社にアウトソースしていたため、データの確認など大きな手間が発⽣

導入に至った背景と悩みを教えてください

弊社は全国に9拠点、約500名の社員と派遣社員が在籍していますが、これまで、人事に関する業務は「勤怠管理」「給与・社会保険」「退職金」の業務ごとに3 社にアウトソーシングしていました。

その当時はいかがでしたか？

アウトソース先が分かれていたためにデータが一元化されておらず、各社で共通する項目に差異がないかを確認するのに大きな手間がかかっていました。データ差異の影響範囲を特定しきれず、一つの差異が数カ月後の処理にまで影響したこともありました。また、人事関連のマスターデータの多くがExcelで管理されていたため、利用したりメンテナンスしたりする際の効率が悪いことも課題でした。

同等以下のコストで、アウトソース先を1社に集約 人事データベースによる一元管理も実現

パソナHRソリューションのサービスはどのように知りましたか？

こうした状況を解消するために、抜本的に仕組みを変えなければ難しいと感じたので、人事・給与業務を包括的に任せられる新たなアウトソーシング先の検討を開始しました。そして、ウェブサイトなどで情報収集して興味を持ったのがパソナHRソリューションのBPOサービスでした。

訪問や提案を受けてどのように感じましたか？

それまで3社に分かれていた業務を1社でカバーできることはもちろんのこと、以前と同等以下にランニングコストを抑えられること、採用時提出書類の送付や、その回収書類からのデータ登録といった新たな定型業務にも対応できる柔軟性も魅力的でした。さらに、課題の一つであった人事データベースの管理まで引き受けてくれる奥行きの深いサービスによって、一段高い効率化が望めると感じました。

デモを見た際はいかがでしたか？

人事データベースには、SCSKの「ProActive for SaaS 人事・給与」が利用されているということで、SCSKの担当者からデモを⾏ってもらいましたが、シンプルで必要なものがコンパクトにまとめられており、ワークフローのデザインが日本人にとってわかりやすいと感じました。

検討期間はどの程度でしたか？

3ヶ月程度でした。他社のサービスと比較検討しておりましたが、これまでの業務を1社でまとめられる点、人事データベースの管理まで引き受けてもらえるサービスの内容と奥行きが決め手になりました。

導入まではいかがでしたか？

私自身、このプロジェクトに割ける時間をなかなか確保できなかった時期もありましたが、結果的には予定どおり約半年で移行を完了できました。パソナHRソリューションの担当者の親身なサポートや、SCSKのエンジニアの方が業務をシステム目線から適切に落とし込んでくれたおかげです。
実は、工場の勤怠管理は一部を紙とペンで行っており集計や転記の手間がありましたが、これに代わって低コストで導入可能なICカードによる自動入力の仕組みなど、新たな提案をしてくれたのも助かりました。

約1.5人相当の工数削減を実現

導入後の効果はいかがですか？

もっとも良かったのは、データベースによりデータが一元化できたことです。これにより、データの品質が向上し、誰もが常に正しいデータを利用できるようになりました。例えば、身上情報が変更されると給与計算、社会保険などのオペレーションに確実に反映され、安心して業務が行えるようになりました。また、ランニングコストも当初の見通しどおりに推移しており、想定外の上振れがないです。

具体的にどの程度の効率化が実現できましたか？

導入前は4人の担当者を必要としていましたが、現在では2人体制にすることができ、工数で約1.5人相当を削減できています。また、入力や確認といった単純作業が減り、人事が本来力を注ぐべき業務に集中できるようになりました。

さらなる導入事例数の増加を期待

今後の展望を教えてください

会社の強みになるのは"人"なので、タレントマネジメントを紙からデータベース化し、適切な配置やトレーニングが行えるようにすると同時に、一人ひとりが自分の課題や良さを発見して積極的になれる仕組みを構築したいと考えています。
また、働きやすい制度や充実したトレーニングの設計にも時間を割いていきたいと思います。

SCSK、パソナHRソリューションへの要望はありますか？

導入事例をもっと増やしていって欲しいと思います。導入事例が増えることでノウハウや解決策が蓄積され、私たちが気づかない視点から課題解決を提案してくれることを期待しています。また、システムがより使いやすく、機能拡充してくれることで、私たちの業務の質も向上するはずです。そういう意味で、SCSKに対しても大きな期待を寄せています。