イ. タイムスタンプ付与データの授受

送信者側においてタイムスタンプが付与された取引データを授受する措置です。この場合、送信者側及び受信者側においてタイムスタンプの検証および一括検証機能が必要です。

ロ. 電子取引データの授受後遅滞なくタイムスタンプを付与

送信者側及び受信者側双方で当該取引データに遅滞なくタイムスタンプを付与し、当該取引データの保存担当者等の情報を確認することができるようにしておく措置です。令和4年1月1日以降に行われる電子取引データについて、本措置で行う場合のタイムスタンプは、データの授受後、約二月以内にタイムスタンプを付与することに改正されることになっています。

ハ. 訂正削除不可等のシステムを使用して電子取引データを授受及び保存

電子取引データを訂正又は削除できないシステム、または取引データを訂正又は削除を行った場合の事実及び内容を確認することができるシステムで授受及び保存する措置です。主にクラウドシステムなどにより取引データを訂正削除データとともに授受及び保存するシステムが該当しますが、授受された電子取引データを変更できない方法で文書管理システムなどにデータ移管して保存することも可能となります。

ニ. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け及び運用

電子取引データについて、正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用と規程の備え付けておく措置です。上記イからハのいずれかの措置で対応できない場合には、社内規程の整備により電子取引データを保存することになります。
メールに取引書類データを添付して送受信する場合などは、実際には上記イ～ハの措置が行えないことが多く、取引情報の含まれるメールデータについて適正な保存ができるように社内規程を整備する必要があります。
なお、コロナ禍においては在宅ワークを行うために、メールにより請求書等の取引書類のデータを送受信しているケースが多く見受けられました。このようなメールに添付されたデータは、令和3年中は書面に出力してほかの請求書等とともに整理保存することができましたが、令和4年からは書面保存はできなくなります。メールの添付書類についてはメールデータの保存だけでは十分ではなく、添付書類の種類別に検索要件を満たす方法で保存することが必要です。

イ. 関係書類の備付け

電子取引データの授受システムなどのシステムの概要書やデータを閲覧するための操作マニュアルなどを備え付けておきます。

ロ. 見読性の確保

保存期間中、電子取引データは、整然とした形式で明瞭な状態で出力できることが必要です。14インチ以上のディスプレイのあるPC、プリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力できる機器を準備します。

ハ. 検索要件

電子取引データについては、取引データの種類ごとに「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の3項目で検索できることが要件です。検索にあたっては、日付や金額は範囲指定ができること、取引先名称も含め2以上の項目で複合条件設定ができ、検索結果を速やかに表示できることが必要です。
なお、日付や金額の範囲指定や複合条件設定ができない場合には、検索項目をダウンロードすることにより代替できます。