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コラム

2021.04.16 ♦働き方改革♦

RPAのメリットを活かす、ERPとの連携事例

RPA(Robotic Process Automation)は、これまで人手で行っていた業務を自動化するソフトウェアで、現在多くの組織で導入が進められています。今回は、RPAのメリット・デメリットを改めて整理するとともに、RPAをスムーズに導入するために導入前に検討しておくべきこと、さらにはERPとの連携について事例を交えて紹介します。

1.RPAの活用状況

RPAは、既に多くの企業で導入され、業務効率を向上させたという事例が数多く報告されています。しかし一方で、「導入を検討したが諦めてしまった」というケースも少なくありません。

IT情報サイト「キーマンズネット」の2020年の調査によると、RPAの導入状況については、「本格展開完了」と「本格展開中」を合わせた回答が27.6%で、トライアルの実施や導入を検討しているという回答も合わせると、回答者の約半数が何らかのかたちでRPAの活用に取り組んでいることが分かりました。

一方、「現在導入しておらず、今後も導入する予定はない」と「導入の検討やトライアルの後に取りやめた」を合わせた回答も23.1%に達します。こうした導入に否定的な回答をした企業には、そもそもRPAの効果が出るような業務がないかというと、そうではありません。業務の中にどの程度「繰り返し作業」「単純な確認作業」「定型的なデータ入力」があるのかを聞いたところ、「ほとんどない」と回答したのは8.4%にすぎませんでした。つまり、多くの企業で、RPAが役に立つ繰り返し作業や単純作業は存在しているわけです。

2.RPAのメリット・デメリット

ここで、RPAの代表的なメリットとデメリットを改めて整理しておきましょう。

メリットの1つは、生産性の向上です。業務を自動でこなすためにRPAにて定義したものは通称「ロボット」と言いますが、このロボットは、人のように休憩時間も必要なく、夜間や深夜でも休みなく働いてくれます。RPAに単純業務を移行させることで、担当者をより付加価値の高い業務にシフトしたり、他の業務に配置したりすることで、企業全体の生産性を高めることができます。また、少子高齢化の中で今後は労働力の減少が予想されます。その意味でも、RPAによる自動化は大きな意義があると言えるでしょう。

2つめは、ヒューマンエラーを減少し、業務の標準化が実現できることです。人の作業にはミスがつきものです。それを防ぐためにこれまでは、作業の要所で別の担当者の、結果のチェック・確認が必要でした。RPAによって業務の正確性が増し、チェックの回数も大幅に削減できます。また、人のように異動や退職もないため、一度ロボットに仕事を覚えさせると、教育コストもかからず作業の標準化も実現できます。

一方、代表的なデメリットとして挙げられるのが、業務のブラックボックス化です。たとえば社内でRPAを用いてロボットを開発した場合、開発した人の異動・退職などによりRPAでどんな作業が行われているのかが分からなくなるリスクがあります。つまりRPA導入により、新たな属人化が発生するということです。こうした場合、業務シナリオに変更の必要が生じたときに工数や対応に時間がかかり、業務全体が停滞する恐れがあります。それが、顧客に関連する業務であれば、顧客サービスの劣化やビジネスチャンスを逃すことにもつながります。

また、RPA導入による業務フローの変更が、現場のスタッフに混乱を招くことも危惧されます。業務フローの変更する際には、現場のスタッフをまきこんで、十分に理解・納得の上で導入を進めることが大切です。

3.RPA導入前に検討しておくべきこと

では、RPA導入の際には、どのようなことを検討しておくべきでしょうか。そのポイントを紹介します。

どのような業務を自動化するか

RPAに向いている業務というのは、「繰り返し作業」「単純な確認作業」「定型的なデータ入力」といった業務です。このような業務であれば、自動化することで大きな効果を発揮するでしょう。逆に、人の意思決定を必要とする業務はRPAに向いていません。

目的に合ったRPAツールを選ぶ

RPAには大きく分けると、デスクトップ型とサーバー型があります。デスクトップ型は部門や個人で導入されることが多く、単一業務の自動化に向いています、管理の行き届かない、いわゆる「野良ロボット」が乱立してしまう懸念もあります。サーバー型は、単一業務だけではなく業務プロセス自体を自動化する際にも使われますが、一般的にデスクトップ型よりも導入コストがかかります。やりたいことを明確にし、目的に合わせて選定することが大切です。

運用体制をどうするか

RPAは導入して終わりではありません。ロボットの改修、開発は誰がやるのか、運用の全体管理を誰がやるのかなど、導入後の運用体制についても検討しておく必要があります。そうすることが、RPAを一部の業務・部門だけでなく、自社のより広い業務に適応させ浸透させることにもつながるでしょう。

4.ERPとRPAの連携事例

基幹業務系の作業は、データを扱う定型業務が多くRPAと親和性が高いと言ってよいでしょう。SCSKでは、Webアプリ作成とRPAを融合させた業務効率化ツール「CELF」を提供しており、ERP「ProActive」にバンドルしています。ProActiveを直接操作する業務担当者でも、マクロやプログラム知識を必要とすることなく、データの入力、書き出しなどの作業を自動化することができます。

ここで、「CELF」を利用することで基幹系の業務を効率化させた事例をご紹介しましょう。

産業機械の専門商社である株式会社伊東商会は、顧客の要望に個別に対応してきた結果、100社100通りもの業務プロセスが存在していました。そこで同社では、プロジェクトを発足させ、仕入先EDIシステムへの発注入力のインプット作業を「CELF」で自動化・標準化し、大幅な工数削減とヒューマンエラーを解消させました。

CELFによるRPAの開発は、変更に柔軟に対応できるようプロジェクトメンバーによって行われます。もともとRPAの知識があるメンバーはいませんでしたが、専門知識がゼロでも、ハンズオンセミナーによってロボットの開発を実施できるようになっているのは、CELFの特徴であるExcelライクなUIや、現場担当者がすぐにカスタマイズができる直感的な操作性によるものだと言えるでしょう。

ERPに関わる基幹系の定型業務をRPAツールで自動化することが、より効率的で正確な業務遂行につながります。

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