企業の成長を支える重要な機能である経理業務。しかし、その専門性の高さや業務の複雑さから、「特定の人しか業務内容を把握していない」といった「属人化」の状態に陥りやすい部門でもあります。経理の属人化は、担当者の不在時に業務が滞るリスクだけでなく、不正の温床となったり、業務効率の低下を招いたりと、企業経営に様々な悪影響を及ぼしかねません。

経理の属人化とは？

経理業務における属人化とは、特定の担当者だけが業務の進め方や詳細な情報を把握しており、他の人には分からない状態を指します。この状態が続くと、企業にとって様々なリスクが生じる可能性があります。まずは、属人化の具体的な状態と、なぜ経理業務で属人化が起こりやすいのか、そしてそれを放置することの危険性について理解を深めましょう。

経理業務における属人化の具体的な状態

経理業務で属人化が進行すると、以下のような状態が見られるようになります。

属人化の具体的な状態	説明
特定の担当者しか処理できない業務が存在する	その人がいないと、月次決算や年次決算などの重要な業務が止まってしまう。
業務マニュアルが存在しない、または更新されていない	業務の手順やノウハウが担当者の頭の中にしかなく、共有されていない。
担当者独自のExcelファイルや管理方法が多用されている	他の人がファイルを見ても内容を理解したり、作業を引き継いだりできない。
業務の進捗状況や課題が周囲から見えにくい	担当者が一人で問題を抱え込み、対応が遅れることがある。
新しい担当者が育ちにくい、または引き継ぎに時間がかかりすぎる	OJTが機能しづらく、担当者変更のたびに業務品質が低下する可能性がある。

このような状態は、日常業務においては問題が顕在化しにくいかもしれませんが、担当者の急な退職や長期休暇が発生した際に、業務継続が困難になるという大きなリスクを抱えています。

なぜ経理業務は属人化しやすいのか？その原因を解説

経理業務が他の業務と比較して属人化しやすい背景には、いくつかの特有の原因が存在します。

第一に、専門知識や経験が求められる点が挙げられます。簿記の知識はもちろんのこと、税法や会社法といった関連法規の理解も必要となるため、誰でも簡単に担当できる業務ではありません。これにより、特定のスキルを持つ人材に業務が集中しやすくなります。

第二に、業務の標準化が難しい側面があることです。特に中小企業では、経理担当者が一人で幅広い業務をこなしているケースも少なくありません。日々の伝票処理から月次・年次決算、税務申告まで多岐にわたるため、業務プロセスを整理し、標準化するまでに手が回らないことがあります。

第三に、担当者自身が情報を抱え込みやすい傾向があることも一因です。「自分がいなければこの業務は回らない」という状況が、ある種の専門性や存在価値として認識され、無意識のうちに情報共有を避けてしまうケースも見られます。

これらの原因が複合的に絡み合うことで、経理業務の属人化は進行していくのです。

属人化を放置することで生じる経営リスク

経理業務の属人化を「いつものことだから」と安易に放置してしまうと、企業経営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

最も直接的なリスクは、業務継続性の問題です。担当者が突然休職したり退職したりした場合、業務が完全にストップしてしまう可能性があります。これにより、支払遅延や資金繰りの悪化、さらには決算報告の遅延といった事態を招き、企業の信用問題に発展することも考えられます。

また、内部統制の観点からも大きなリスクを抱えることになります。業務プロセスがブラックボックス化することで、不正行為や誤謬（ごびゅう）が発生しても発見が遅れる可能性や、そもそもチェック機能が働かない可能性があります。これは、企業の信頼性や透明性を著しく損なう原因となります。

さらに、業務改善が進まないという点も無視できません。特定の担当者に業務が集中することで、その担当者は日々の業務に追われ、新しい知識の習得や業務プロセスの改善といった前向きな取り組みに時間を割くことが難しくなります。結果として、組織全体の生産性向上も阻害されてしまうのです。

経理の属人化がもたらす具体的なデメリット

経理の属人化は、単に「担当者がいないと困る」という問題だけでなく、企業の成長や健全な運営を妨げる様々なデメリットを引き起こします。ここでは、より具体的にどのような悪影響があるのかを見ていきましょう。

業務効率の低下と生産性の悪化

特定の担当者しか業務を理解していない状態では、その担当者に業務が集中しがちです。結果として、担当者は常に多忙となり、他の業務に手が回らなくなったり、一つ一つの業務に十分な時間をかけられなくなったりする可能性があります。これにより、全体の業務効率が低下し、部門全体の生産性も悪化してしまいます。

また、他の従業員がその業務をサポートしようとしても、手順やノウハウが共有されていないため、手助けが難しいという状況も生まれます。これは、チーム全体のパフォーマンス低下にも繋がります。

デメリット項目	具体的な影響
ボトルネックの発生	特定の担当者に業務が集中し、全体の流れが滞る。
作業の重複や無駄の発生	誰が何をやっているか不明瞭なため、同じ作業を複数の人が行っている可能性がある。
改善活動の停滞	日々の業務に追われ、業務改善の視点や時間が持てない。
スキルアップ機会の損失	他の従業員が業務を経験できず、スキルアップの機会が失われる。

担当者不在による業務停滞リスク

経理業務の中には、支払処理や資金繰り、月次・年次決算など、期日厳守が求められる重要な業務が多く含まれます。属人化が進んでいると、これらの業務を担当する従業員が急な病気や事故、あるいは退職などで不在になった場合、業務が完全にストップしてしまうリスクがあります。

代替できる人材がいないため、支払いが遅延したり、必要な経営判断のための資料作成が間に合わなかったりするなど、事業運営に直接的な支障をきたす可能性があります。特に、長期間にわたる不在や突然の離職は、企業にとって深刻なダメージとなり得ます。

不正行為やミスが発生しやすい環境の醸成

一人の担当者に業務が集中し、その業務プロセスがブラックボックス化している状態は、不正行為やミスの温床となりやすい環境と言えます。他の従業員の目が行き届かないため、チェック機能が働かず、意図的な不正や、悪意のない単純なミスが見逃されてしまう可能性があります。

例えば、架空の取引を計上したり、会社の資金を個人的に流用したりといった不正行為が発覚しにくくなります。また、入力ミスや計算ミスなども、第三者によるチェックがなければ気づかれにくく、誤った財務情報に基づいて経営判断が下されるリスクも生じます。

技術やノウハウの継承が困難になる

経理業務には、長年の経験の中で培われた専門的な知識や、その企業独自の処理方法といった、いわゆる「暗黙知」が多く存在します。属人化が進むと、これらの貴重な技術やノウハウが特定の担当者の中に留まり、組織として継承されていくことが困難になります。

担当者が退職してしまえば、それらの知識やノウハウも一緒に失われてしまう可能性があります。これは、企業にとって大きな損失であり、将来的に同じような業務で非効率な対応を繰り返したり、過去の経験が生かされなかったりする原因となります。

従業員のモチベーション低下と孤立化

属人化は、業務を抱え込んでいる担当者自身にとっても、周囲の従業員にとっても好ましい状況ではありません。

業務を抱える担当者は、「自分がいなければ仕事が回らない」というプレッシャーを感じ続けることになります。また、休暇を取得しづらくなったり、他の業務にチャレンジする機会が得られなかったりすることで、モチベーションが低下する可能性があります。過度な責任感から精神的に追い詰められてしまうケースも考えられます。

一方、周囲の従業員は、特定の業務に関与できないことから疎外感を覚えたり、スキルアップの機会を奪われていると感じたりするかもしれません。また、担当者が不在になった際の負担を懸念し、不安を感じることもあるでしょう。このような状況は、チームワークを阻害し、職場全体の士気を低下させる要因となり得ます。

経理の属人化を解消するための具体的なステップ

経理の属人化は一朝一夕に解決できる問題ではありません。しかし、計画的にステップを踏んで取り組むことで、着実に解消していくことが可能です。ここでは、属人化解消に向けた具体的な5つのステップを紹介します。

ステップ1: 現状の業務内容と担当者の可視化

まず取り組むべきは、現状把握です。経理部門で行われている全ての業務を洗い出し、それぞれの業務について「誰が」「いつ」「何を」「どのように」行っているのかを詳細に記録し、可視化します。

可視化のポイント	具体的なアクション
業務の洗い出し	日次、週次、月次、年次など、周期ごとに全ての業務をリストアップする。
担当者の明確化	主担当者だけでなく、関連する担当者も把握する。
業務プロセスの記録	具体的な作業手順、使用しているツールや資料を記録する。
業務にかかる時間の把握	各業務にどれくらいの時間がかかっているかを概算で把握する。
課題や問題点のヒアリング	担当者から業務上の課題や非効率な点などを聞き取る。

この段階で、どの業務が特定の担当者に依存しているのか、いわゆる「属人化している業務」が明確になります。この情報を基に、解消すべき優先順位を検討します。

ステップ2: 業務プロセスの標準化とマニュアル作成

次に、可視化された業務プロセスを見直し、標準化を進めます。標準化とは、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるように、手順やルールを統一することです。

標準化を進める上で欠かせないのが、業務マニュアルの作成です。マニュアルには、具体的な作業手順だけでなく、判断基準や注意点、関連情報なども盛り込みます。誰が見ても理解しやすく、実践しやすいマニュアルを作成することが重要です。

マニュアル作成のポイントは以下の通りです。

• • 網羅性: 必要な情報が漏れなく記載されていること。
• • 具体性: 抽象的な表現を避け、具体的な行動レベルで記述すること。
• • 分かりやすさ: 専門用語の解説や図表の活用など、誰にでも理解できるように工夫すること。
• • 更新のしやすさ: 定期的な見直しと更新が容易な形式で作成すること。

【内部リンク】 【経理・会計必見！】業務標準化の流れ：メリットや成功のポイントを説明 | コラム | クラウドERP PROACTIVE－SCSK

ステップ3: 複数担当者制の導入とローテーションの実施

業務の標準化とマニュアル作成が進んだら、特定の業務を一人の担当者に任せきりにするのではなく、複数の担当者が対応できる体制を構築します。これを「複数担当者制」と呼びます。

また、定期的に担当業務を入れ替える「ジョブローテーション」を実施することも有効です。これにより、従業員は幅広い業務知識やスキルを習得でき、特定の担当者がいなくても他の人がカバーできる体制が整います。ジョブローテーションは、従業員の多能工化を促進し、キャリア形成の観点からもメリットがあります。

複数担当者制やジョブローテーションを導入する際は、引き継ぎ期間を十分に設け、OJT（On-the-Job Training）を通じて着実に業務を習得できるようにサポートすることが大切です。

ステップ4: ITツールやシステムの導入検討

属人化の解消には、ITツールやシステムの活用も非常に有効です。手作業で行っていた業務や、複雑なExcel管理に頼っていた業務などをシステム化することで、業務プロセスが標準化され、ヒューマンエラーの削減にも繋がります。

例えば、以下のようなツールが考えられます。

• • ERP（Enterprise Resource Planning）：企業のさまざまな業務を統合的に管理するためのシステムです。会計や販売、購買、生産、人事など、企業内の異なる部門で行われる業務をまとめて管理し、効率化を図ることができます。
• • 会計システム: 仕訳入力から決算書作成までの一連の業務を効率化し、データの一元管理を実現します。
• • ワークフローシステム: 申請・承認プロセスを電子化し、進捗状況の可視化や内部統制の強化に貢献します。
• • 経費精算システム: 経費の申請から承認、支払処理までを自動化し、手入力や確認作業の負担を軽減します。
• • クラウドストレージ: 業務マニュアルや関連資料をクラウド上で共有し、いつでも誰でもアクセスできる環境を整備します。

ツールを選定する際は、自社の業務内容や規模、予算などを考慮し、操作性やサポート体制なども含めて総合的に比較検討することが重要です。

ステップ5: 定期的な見直しと改善サイクルの確立

属人化の解消は一度行えば終わりというものではありません。業務内容や組織体制は変化していくため、定期的に業務プロセスやマニュアルを見直し、改善していくことが不可欠です。

PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回し、継続的に業務改善に取り組む文化を醸成することが大切です。

• • Plan（計画）: 属人化の状況や業務プロセスの課題を定期的に評価し、改善計画を立てます。
• • Do（実行）: 計画に基づいて、マニュアルの更新やツールの導入、研修などを実施します。
• • Check（評価）: 実施した内容の効果を測定し、目標達成度や新たな課題を把握します。
• • Act（改善）: 評価結果に基づいて、さらなる改善策を検討し、次の計画に繋げます。

このような改善サイクルを確立することで、属人化の再発を防ぎ、常に最適な業務体制を維持することができます。

経理の属人化を防ぐための予防策

属人化を解消することも重要ですが、同時に、将来的に新たな属人化が発生しないように予防策を講じることも大切です。継続的な取り組みによって、属人化しにくい組織体制を構築しましょう。

採用時から属人化を防ぐ意識を持つ

新たな人材を採用する際には、特定のスキルや経験に過度に依存するのではなく、チームで協力して業務に取り組める人材や、新しいことを学ぶ意欲のある人材を重視することも一つの方法です。また、入社後のオンボーディングプロセスで、早期から情報共有の重要性やチームワークを意識づける教育を行うことも効果的です。

採用・教育時のポイント	具体的な内容
求める人物像の明確化	協調性や学習意欲など、属人化を防ぐために必要な資質を明確にする。
面接時の確認	チームでの業務経験や、困難な状況をどのように乗り越えてきたかなどを質問する。
オンボーディングプログラム	企業文化やチームの方針、情報共有ツールの使い方などを早期に教育する。
OJT担当者の意識改革	新人教育において、知識やスキルを独り占めせず、積極的に共有するよう指導する。

情報共有を促進する文化の醸成

属人化を防ぐためには、組織全体で情報共有を当たり前とする文化を醸成することが不可欠です。これには、経営層からのメッセージ発信や、情報共有を評価する仕組みの導入などが有効です。

具体的には、定期的なミーティングでの進捗報告や課題共有、社内SNSやチャットツールを活用したオープンなコミュニケーション、ナレッジ共有ツールの導入などが考えられます。また、成功事例だけでなく、失敗事例も共有し、組織全体の学びとすることが大切です。

定期的な業務内容の棚卸しと見直し

一度業務マニュアルを作成したり、システムを導入したりしても、時間の経過とともに業務内容は変化していきます。そのため、年に一度、あるいは半年に一度など、定期的に業務内容の棚卸しを行い、現状の業務プロセスが最適かどうかを見直す機会を設けることが重要です。

この棚卸しを通じて、形骸化しているルールや非効率な作業がないかを確認し、必要に応じてマニュアルの更新や業務フローの改善を行います。これにより、知らず知らずのうちに特定の担当者に業務が偏ってしまうことを防ぎます。

外部サービスの活用も視野に入れる

自社内だけで全ての経理業務を担うのではなく、一部の業務を外部の専門業者に委託する「アウトソーシング」も属人化を防ぐ有効な手段の一つです。特に、定型的な業務や専門性の高い業務については、アウトソーシングを活用することで、社内のリソースをよりコアな業務に集中させることができます。

アウトソーシングを利用することで、担当者の退職リスクに備えることができるだけでなく、専門的なノウハウを活用して業務品質の向上やコスト削減が期待できる場合もあります。ただし、委託先の選定や情報管理には十分な注意が必要です。

【内部リンク】 BPaaSとは：BPOとの違いや日本における市場規模、活用事例について解説 | コラム | クラウドERP PROACTIVE－SCSK

経理の属人化解消に役立つツールとは？

経理業務の属人化を解消し、効率化を進める上で、ITツールの活用は非常に有効な手段です。ここでは、代表的なツールとその役割について解説します。自社の課題や目的に合わせて、適切なツールを選定しましょう。

ERP導入による企業全体の業務効率化

ERPは、企業のさまざまな業務を統合的に管理するためのシステムです。会計をはじめ、販売、購買、生産、人事など、企業内の異なる部門で行われる業務をまとめて管理し、効率化を図ることができます。

会計関連	管理会計、財務会計、債権・債務管理、手形管理など
販売関連	受注管理、出荷管理、売上管理など
購買関連	発注管理、入荷管理、仕入管理など
生産関連	生産計画、在庫管理、品質管理など
人事関連	給与計算、勤怠管理、人事評価など

SCSKでは、経営の高度化と現場の業務効率化・自動化を支援するAIネイティブな次世代型ERP「PROACTIVE」を提供しています。PROACTIVEは、中核に「PROACTIVE AI」をおくことで、ERP システムに蓄積された売上、在庫、財務などのデータの可視化だけでなく、複雑な企業データの活用をAI によって簡単に行うことが可能です。また、会計、人事給与、販売・生産管理まで、各領域の業務課題に対してワンストップで解決策を提供します。

会計システムの活用による業務の効率化自動化

会計システムは、日々の仕訳入力から試算表、総勘定元帳、そして決算書の作成まで、一連の会計処理をサポートするシステムです。手作業による入力ミスや計算ミスを減らし、業務の正確性を向上させます。

会計システムの主な機能	期待できる効果
仕訳入力・自動仕訳	定型的な取引の自動仕訳により、入力作業の負担を大幅に軽減します。
帳簿作成（総勘定元帳、試算表など）	リアルタイムでの帳簿作成が可能になり、経営状況の把握が迅速になります。
決算書作成	決算処理を効率化し、早期の決算確定を支援します。
データ連携（銀行口座、カード明細）	金融機関のデータを自動で取り込み、入力の手間を削減します。
内部統制機能	承認フローの設定や操作ログの記録により、不正防止や業務の透明化に貢献します。

多くの会計システムでは、クラウド型のサービスも提供されており、場所を選ばずにアクセスできる点もメリットです。

【内部リンク】 ERPと会計ソフトの違いとは：ERPシステムがおすすめの理由を解説 | コラム | クラウドERP PROACTIVE－SCSK

ワークフローシステムの導入による承認プロセスの標準化

ワークフローシステムは、稟議書や経費精算、押印申請など、社内の様々な申請・承認業務を電子化し、一元管理するシステムです。紙ベースの煩雑な手続きをなくし、承認ルートや進捗状況を可視化することで、業務の透明性と効率性を高めます。

経理業務においては、請求書の支払承認や経費の承認などに活用できます。誰がいつ承認したのかという記録が残るため、内部統制の強化にも繋がります。また、スマートフォンやタブレットからも承認作業が行えるシステムであれば、場所を選ばずに迅速な意思決定が可能です。

経費精算システムの導入による申請・承認業務の効率化

経費精算システムは、従業員による経費の申請から、上長による承認、そして経理担当者による確認・支払処理までの一連の流れを効率化するシステムです。交通系ICカードの履歴読み取りや領収書のスマートフォン撮影によるアップロード機能など、申請者の手間を大幅に削減します。 また、規定に基づいた自動チェック機能により、申請内容の不備や不正を未然に防ぐ効果も期待できます。会計システムとの連携機能があれば、仕訳作業の自動化も可能になり、経理担当者の負担をさらに軽減できます。

経費精算システムの導入による申請・承認業務の効率化

経費精算システムは、従業員による経費の申請から、上長による承認、そして経理担当者による確認・支払処理までの一連の流れを効率化するシステムです。交通系ICカードの履歴読み取りや領収書のスマートフォン撮影によるアップロード機能など、申請者の手間を大幅に削減します。

また、規定に基づいた自動チェック機能により、申請内容の不備や不正を未然に防ぐ効果も期待できます。会計システムとの連携機能があれば、仕訳作業の自動化も可能になり、経理担当者の負担をさらに軽減できます。

クラウドストレージを活用した情報共有の円滑化

業務マニュアルや規定集、過去の経理データなど、業務に必要な情報をクラウドストレージに保存し共有することで、属人化の解消に繋がります。担当者個人のパソコンに情報が散在するのを防ぎ、必要な時に誰でも情報にアクセスできる環境を構築できます。

アクセス権限の設定も可能なため、セキュリティを確保しつつ、情報共有を促進できます。また、ファイルのバージョン管理機能があれば、常に最新の情報を共有し、誤った情報に基づく作業を防ぐことができます。

また、規定に基づいた自動チェック機能により、申請内容の不備や不正を未然に防ぐ効果も期待できます。会計システムとの連携機能があれば、仕訳作業の自動化も可能になり、経理担当者の負担をさらに軽減できます。

経理の属人化解消に取り組む際の注意点

経理の属人化解消は、企業にとって多くのメリットをもたらしますが、その取り組み方によっては現場の混乱を招いたり、期待した効果が得られなかったりすることもあります。ここでは、属人化解消をスムーズに進めるための注意点を解説します。

トップダウンでの理解と協力体制の構築

属人化の解消は、経理部門だけの問題ではなく、全社的な取り組みとして進める必要があります。そのためには、まず経営層が属人化のリスクと解消の重要性を十分に理解し、リーダーシップを発揮することが不可欠です。

トップダウンで進めるべきこと	具体的なアクション
属人化解消の明確な方針と目標の提示	経営層から、なぜ属人化を解消する必要があるのか、どのような状態を目指すのかを明確に伝える。
必要なリソース（予算・人員）の確保	システム導入や研修に必要な予算、プロジェクトを推進するための人員を確保する。
関係部署への協力依頼と調整	経理部門だけでなく、関連する営業部門や情報システム部門などにも協力を仰ぎ、連携体制を築く。
進捗状況の定期的な確認とフィードバック	プロジェクトの進捗状況を定期的に報告させ、適切な指示や支援を行う。

経営層の強いコミットメントがあってこそ、現場の従業員も安心して改革に取り組むことができます。

現場担当者への丁寧な説明と意見聴取

属人化している業務の担当者は、その業務の専門家であり、現状の課題や改善点について最もよく理解しています。そのため、一方的に改革を進めるのではなく、現場の担当者に対して、なぜ属人化を解消する必要があるのか、どのようなメリットがあるのかを丁寧に説明し、理解と協力を得ることが重要です。

また、新しい業務プロセスやシステムを導入する際には、担当者の意見を十分に聞き、不安や疑問点を解消するように努めましょう。担当者が「自分の仕事が奪われるのではないか」「新しいやり方についていけるだろうか」といった不安を抱えたままでは、改革はスムーズに進みません。

短期的な成果を求めすぎない長期的な視点

経理の属人化は、長年にわたる業務習慣の中で形成されてきたものが多く、その解消には時間と労力がかかります。すぐに大きな成果が現れることを期待しすぎると、途中で挫折してしまう可能性があります。

短期的な目標を設定しつつも、最終的なゴールを見据え、粘り強く継続的に取り組むという長期的な視点が重要です。小さな成功体験を積み重ねながら、徐々に改革を進めていくことが、結果として大きな成果に繋がります。

ツール導入が目的化しないように注意する

ITツールやシステムは、属人化解消のための有効な「手段」ではありますが、「目的」ではありません。高機能なシステムを導入したとしても、それが現場の業務実態に合っていなかったり、使いこなせなかったりすれば、かえって業務が非効率になることもあります。

ツール導入ありきで考えるのではなく、まずは自社の業務プロセスを可視化し、課題を明確にした上で、その課題解決に本当に必要なツールは何かを慎重に検討することが大切です。導入後も、定期的に効果測定を行い、活用方法を見直していく必要があります。

まとめ

経理業務の属人化は、業務の停滞、不正リスクの増大、生産性の低下など、企業経営に多大な悪影響を及ぼす可能性があります。しかし、現状を正確に把握し、段階的に対策を講じることで、必ず解消できる課題です。 重要なのは、一度きりの対策で終わらせるのではなく、情報共有の文化を醸成し、定期的な業務の見直しと改善を継続していくことです。本記事で紹介したステップや注意点を参考に、貴社の経理体制強化にお役立てください。