1. インボイス制度と電帳法の対応に関する専門家の視点からの懸念点

間もなく始まるインボイス制度や電帳法への対応状況について、お客様と会話する中で、どのような点が気がかりですか。

強制的に取り組まざるを得ないものと受け止めつつも、まだ業務効率化にまで視野が広がっていないというのが私の印象です。アプリケーションプロバイダーとしては、法制度対応にとどまらない効率化につながる提案を行い、経理DXを推進していく責務があると思っています。また、2023年10月からインボイス制度に則った業務が始まりますが、運用上の考慮が不十分で、始まってから問題点に気づき混乱する企業が少なくないだろうと予想しています。

インボイス制度に関して言えば、会計ソフトを利用することで適格請求書の発行に対応できるため、「発行する側」として大きな混乱は起きないでしょう。一方、「受け取る側」の処理は、システムもお客様の体制も追いついていないように思います。また、現時点で本年度の確定申告にまで目を向けられているお客様は一部だけで、確定申告時点でも問題が露呈してくると考えられます。

そうですね。特に私としては立替金精算関係の扱いが気がかりです。例えばコンビニの場合、フランチャイズの店舗などにて適格請求書発行事業者になっていない個人商店の可能性もあります。そこでの買い物で受け取ったレシートを、経理がどのように処理すると決めているのか気になっています。

社員が立て替えたのか、コーポレートカードを使ったのかでも適格請求書の取り扱いが変わってきます。この問題に最近ようやく目が向くようになりましたが、そこまで考えられている会社はまだ少数のようです。

一つひとつの領収書を経理が確認することは現実的でなく、受領請求書の記載内容と適格請求書発行事業者であるかどうかの確認を、立て替えた従業員に任せる方針の会社もあると聞いています。

登録番号の入力ミスや確認漏れなどのトラブルが考えられるため、従業員任せにする運用は慎重に検討するべきでしょう。

一方、電帳法について気がかりな点はありますか。

インボイス対応に時間を取られており、電帳法の対応は遅れているのが実態です。本年12月末の宥恕（ゆうじょ）期間終了後も猶予措置が取られることになり、電子取引データは一定の条件を満たせば保存要件が緩和されます。その場合でも書面に加え、電子データでの保存の対応が必要となってきます。

電帳法も義務として対応を進めがちですので、業務効率化の観点でも取り組んでいただきたいですね。

2. 多忙な中での現実的な法制度対応とDX

システムの法制度対応と並行して、経理DXを掲げて業務変革に取り組むのは難しいと思います。かといって、ここでDXに取り組まないままでは、施行後の通常業務に苦労してしまいます。どのように進めるのが現実的であり効果的でしょうか。

例えば、見積書や注文書などは、発行や受領の時点で仕訳ができないため、帳簿との相互関連性を確保できず、さらに紙と電子それぞれで別に業務を回さなければならないことが重荷になっていました。しかし、スキャナ保存対象書類のうち、資金や物の流れに直結・連動しない見積書や注文書などの一般書類については要件が緩和され、2024年1月1日以降のものは「帳簿との相互関連性の確保」が不要になるため、負荷軽減が期待されます。
見積と注文は電子取引の割合が比較的高いと思うので、紙の業務フローが変わっても業務全体が大きく影響を受けてしまうことは少ないでしょう。この領域からスキャナ保存を組み込んでいき、電子取引と同じ検索要件と訂正削除の履歴を管理できる仕組みを整えることから始めてはいかがでしょうか。

インボイス制度と電帳法は、表裏一体の関係だと感じています。適格請求書は厳格な処理を求めていますので、会計システム導入や書類の電子化なしでの対応は不可能と言っても良いでしょう。その一方で、電帳法は、電子データの保存要件を緩和することで、帳簿の保存、書類の電子化、電子取引データの保存といった対応に取り組みやすくしている印象です。ですから、どちらか一方ずつで考えるのではなく両方への視点を持って対応することで、経理業務の効率化が図れると考えられます。

3. 見落としがちな文書管理の全体最適

直近の対応に目線を合わせすぎると、部分最適に陥ってしまう危惧もあります。その点に注意して、今回の2つの法制度対応を機に経理DXを進めて全体最適を実現するにはどうすればよいでしょうか。

企業は自社内だけでなく取引先にも視野を広げて考えておくべきです。例えば、電子帳票を送る側と受け取る側の双方が同じシステムを利用していても、受信時は個別にログインし直さなければならない設計のものもあります。これでは手間がかかりますし帳票を自動で一元管理できませんので、異なるシステムを使っているのと同じことです。invoiceAgentの場合、A社もB社もすべて1カ所でフォルダ分けされた状態で受け取れるようになっているのですが、このような仕組みが広がっていかなければ効率化は限定的になってしまいます。

帳票を送る側としては1つのシステムしか意識しませんが、受け取る側は、極端に言えば取引先が100社あれば100種類のシステムで送られてくる可能性があります。また部署・担当者ごとに、そのシステムへのログインアカウントが異なる可能性も考えられます。紙の証憑であれば、段ボール箱に入れることで、倉庫などで一元保管が可能ですが、意外にも電子データの場合は一元化が難しいものです。証憑の一元管理という観点では、電子帳簿、スキャン文書、備品購入時のスマホ画面スクリーンショットなども、保管場所を統一できるinvoiceAgentのような製品は理想的ですね。

考慮すべき観点が多く、どうすれば最適なシステム像を描いて導入できるのだろうかと混乱しそうですね。

有効な手だての1つが、ERPによる業務の統一だと思っています。

最近はERPによるFit to standard（フィット トゥ スタンダード）、つまりERPに業務を合わせる機運が高まっています。システムのインボイス制度対応を進める中で、ERPをカスタマイズされていた場合、カスタマイズ部分の改修に大変時間がかかった会社も少なくないはずです。大多数の企業にとって経費精算や請求業務に大きな差はありませんから、Fit to Standardのアプローチを採用することが望ましいでしょう。
また、現状の非効率さを変えようとしても、経理担当者だけでは業務改革に割ける人員も時間も限られていますから、なかなか前進しません。そこで、ノウハウが集約されたERPの業務プロセスに合わせることで、業務の標準化や効率化が進みます。

4. 通過点の先にあるデジタル化の価値

インボイス制度と電帳法の対応、そして業務効率化を担うアプリケーションプロバイダーとして、どのような価値を提供したいと考えていますか。

最終的な理想型は、エンドツーエンドでのデジタル化です。スキャナ保存の割合を減らしていくことが大切で、特にスキャナ保存の要件が厳しい重要書類をできるだけ電子取引に変えることのメリットは大きいですね。
ただ、サービスが乱立している状況では取引先との接続に不安がありますから、なかなか踏み切れないのが実態だと思います。他システムと協業しているか、異なるシステムとの間でも1カ所でつながれる仕組みを持っているかが選定の重要な判断材料になるでしょう。電子取引の普及に向けた課題であり、弊社でも取り組んでいるところです。

これからの会計業務を効率化するという観点では、今まで以上にERPを軸にデータを集めつつ、電子化も同時に進めることが重要になります。近年は人的資本経営や炭素会計といった非会計系データの開示が求められるようになってきましたが、そのためには会計だけではなく、人事や勤怠なども含めて会社の情報を一元管理しなければなりません。
例えば、労働生産性を測るには、会計システムと勤怠システムのデータを組み合わせなければ算出できません。二酸化炭素排出量を集計するには、経費精算などに電車移動した距離や購入した備品のデータも保存しておく必要があります。そのためにもERPの導入・活用が必要不可欠になっていくと考えられます。

データを蓄積するだけでなく、手間を増やさずデータを入力できる仕組みが求められますね。

そうですね。紙の請求書を見ながらデータを入力する必要があるため、いかに入力せずに済ませられるかを考えたいですね。例えば、AI-OCRによる登録番号の自動認識や、SFAと連携させて営業の行動から交通費や移動距離を取り込むなど、既存のシステムとうまく組み合わせた仕組みにすることです。

5. invoiceAgent×ProActive連携で得られる価値

連携の観点では、invoiceAgentとProActiveを組み合わせることに、どのようなメリットがあるのでしょうか。

invoiceAgent文書管理はレイアウトのある文書、つまり非構造データを管理し共有する製品です。一方でProActiveはERPですから、構造化データを扱います。
実際に連携している活用方法には、電帳法対象の文書をinvoiceAgent文書管理に保管し、そのURLリンクをProActiveのワークフローに貼り付けて回付したり後から取り出したりできるようにしたケースがあります。

invoceAgent文書管理に保管されている証憑類をProActiveで検索・閲覧することもできるため、システムの親和性が高いのもメリットのひとつです。また、電帳法対象の文書を保管できるERP製品も出回っていますが、その文書保管サービスが長期間提供されるという確約はありません。税法上、最長10年間の保存が必要ですが、保存期間とシステムの寿命が実務とギャップがあるという側面もあるので、文書保管のサービスは慎重に見極めるべきです。ProActiveは30年の実績があり、クラウドERPとして定期的なバージョンアップの実施や安心・安全な運用基盤を構築していることから、証憑類の長期保存にも最適な環境をご提供できます。

6. 法制度対応の先を見据えた前向きな取り組みを提案したい

最後に、制度対応や経理DXに取り組む皆様に向けてメッセージをお願いします。

ProActiveは会計、販売管理、人事給与、経費、勤怠管理と基幹業務全般をカバーするラインアップで、個別に最適化されていた業務をまとめて管理し、データも一元化できます。大切なのは、ProActiveのようなERPパッケージの導入を制度対応のためだけと捉えるのではなく、DXあるいはデータドリブン経営の礎とすることです。

電帳法対応は本年12月末で一区切りとなりますが、さらに先の業務効率化などを見据えて協業させていただきたいと思っています。

それは私も同じです。ProActiveは請求書と領収書だけでなく、他にも契約書、見積書、発注書、納品書、検収書といった帳票を出力するので、invoiceAgentとの連携を強化し、さまざまな活用方法を提案することで、経理DXの推進に貢献できればと思います。