1. Web給与明細システムを導入する企業にとってのメリットとデメリット

Web給与明細システムを導入する（給与明細の電子化を行う）企業側の大きなメリットは、明細印刷のための出社が不要になることです。明細が紙からウェブに代わるため、印刷や配布の必要がなくなり、そのためのコスト負担を抑え、担当者の業務負担を軽減できます。

また、電子化することで、印刷、封入、配布といった一連の作業における人的ミスが発生するリスクを防ぐこともできます。個人情報を扱うため、周囲を気にしながら作業する時間を選ぶといった無駄も省けるようになり、業務を効率化できるといった声も多いようです。

また、導入する製品にもよりますが、表計算などで作成した昇給通知書や通勤費支給通知書のテンプレートをそのまま使える場合もあり、従来の利便性を維持する選択肢も用意されている製品もあります。

一方、デメリットとなってしまうケースもあります。Web給与明細システムを導入するにあたり、既存の業務システムとうまく連携するかどうかを考慮しておく必要があります。Web給与明細システムは、既存のシステムと一体化するものとCSVファイルなどを連携するものに分かれますが、CSVファイルを連携する場合には、取り込み出来るようにデータの加工が都度必要になるなど、思わぬ負担に悩まされる可能性があります。

2. Web給与明細システムを利用する従業員にとってのメリットとデメリット

システムを利用する従業員にとっても、PCのウェブブラウザやメールを経由して、いつでもどこでも給与明細書を確認できることは、出社して受け取る必要がなくなるなどのメリットがあります。また、重要な個人情報を紛失する心配がなくなること、過去分を自由に閲覧できることによる安心感も、見逃せない効果と言えるでしょう。

一方、デメリットは、給与明細を閲覧するためにPCなどの端末を使わなくてはならないということです。端末がない場合はもちろん、端末がある場合も、パスワードを入力してログインしなくてはならないなど、手続きが煩雑だと感じる従業員もいるでしょう。