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コラム

2020.09.29 ♦働き方改革♦

在宅勤務・テレワークにおける勤怠管理のポイント

新型コロナウイルス感染症による在宅勤務の急速な浸透により、テレワークの具体的な仕組みの構築が求められています。また、働き方改革関連法の施行によって、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保などを実現する必要も出てきています。このように従業員の働き方における前提条件が変わる中で、これからの勤怠管理はどうあるべきなのでしょうか。

1. 在宅勤務・テレワークにおける勤怠管理の課題

東京都新型コロナウイルス感染症対策本部が5月11日に発表した調査結果※1によると、2020年3月に都内企業を対象に実施した調査で、「テレワークを導入している」と回答した企業は24%でしたが、そのわずか1カ月後の4月には62.7%と2.6倍に増加しました。
業種別では、事務・営業職などが中心の金融、情報通信、サービスなどで3月の41.9%から4月は76.2%に、現場作業や対人サービス業務などが中心の建設業や製造業、運輸・郵便などで14.8%から55%と、いずれも大幅に増加しています。

また、「ひと月に何日テレワークをしているか」という調査では、2019年12月が1.2日、2020年3月が4.2日だったのに対し、4月は12.2日となり、こちらも大きな増加が判明しました。企業規模別では、大・中規模企業で79.4%、中小企業で71.3%、小規模企業でも54.3%がテレワークを導入しています。

テレワークは、従業員にとっては通勤時間の短縮、通勤に伴う精神的、身体的負担の軽減、経営者にとっては業務効率化による生産上向上、育児などを理由とした離職の防止、オフィスコストの削減などのメリットがあります。
一方で、デメリットもあります。従業員にとっては「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」「長時間労働になりやすい」という点です。経営者にとっても「労働時間の管理が難しい」「進捗状況の管理が難しい」ことを課題として挙げられています。

図:テレワークのデメリットや課題

図:テレワークのデメリットや課題

図:テレワークのデメリットや課題
(独立行政法人労働政策研究・研修機構:情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査,平成27年)

2. 「客観的方法による労働時間把握」の必要性

厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」※2では、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法などの労働基準関係法令がテレワークの場合でも適用されることを明言しています。
その上で、労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置として、「労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」を求めています。そして、その原則的な方法として挙げられているのが、「使用者が、自ら現認することにより確認すること」「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」です。

また、フレックスタイム制、事業場外みなし労働時間制、裁量労働制など、具体的な対応方法を提示するとともに、長時間労働などのデメリットを避けるために、労働時間を把握する仕組みの導入を促しています。

3. 勤怠管理システムを選ぶポイント

テレワークでは、従業員各自で働く環境が異なることから、勤怠管理も変わらざるを得ません。現状、「客観的方法による労働時間把握」を行うには勤怠管理システムの導入が不可欠と言えるでしょう。
では、実際にはどんな機能を備えている必要があるのでしょうか。

例えば、以下のような基本的な機能要件が挙げられます。

  • ・出退勤や休暇申請、勤務形態や雇用契約に応じた従業員の勤怠情報の一元管理
  • ・プロジェクト別の時間管理やカードリーダ打刻
  • ・いつでもどこでもスマートフォンで勤怠入力可能
  • ・36協定や健康管理など働き方改革関連法に対応
  • ・給与管理システムとの連携により業務効率の改善を支援することが可能

さらに、次のステップとして、従業員のコミュニケーションやコラボレーションを活性化させることで、テレワーク環境での生産性を向上させる施策を実施することも求められてきます。社員のリアルタイムな位置情報を把握し、最適なタイミングでオンラインでのミーティングなどを実施できれば、顧客からの緊急の要望にも対応できるなどテレワーク環境をより筋肉質なものへとシフトできます。

勤怠管理システム、さらには、その先を見据えたツールを導入することが、企業活動を円滑に進めていくうえで重要になってきています。

4. 新たな働き方に即した適切かつ効率的な勤怠管理を実現できるシステム

ここでは、勤怠管理システムとして必要な機能を満たし、その上で、テレワークをより効率的に行える仕組みが整っているシステムを紹介します。

SCSKが提供する「ProActive for SaaS勤怠管理」は、多様な勤務形態への対応、クラウドでどこからでも出退勤の登録や各種申請が可能など、勤怠管理システムとしての基本的な機能を備えています。
さらに、SCSKの「CollaboView」と連携することで、BLE※3タグやIoTネットワークによって位置情報や時間情報を収集し、従業員の勤務環境を可視化できます。また、従業員はミーティングをしたい社員などの居場所をリアルタイムに把握し、電話やメール、チャットなどの最適な手段で連絡できます。

「ProActive for SaaS勤怠管理」と「CollaboView」の連携により、「客観的方法による労働時間把握」への対応がより厳密に行えるとともに、テレワークをより効率的に行えるようになるのです。

図:CollaboViewの仕組み

図:CollaboViewの仕組み

※1 東京都「テレワーク導入率緊急調査結果」

※2 厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」

※3 BLE
Bluetooth Low Energyの略称で、Bluetoothの規格化団体Bluetooth SIGが規定した規格「Bluetooth version 4.0以降」の無線技術の名称。Bluetooth Smartなどとも呼ぶ。

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