近年、企業のバックオフィス業務、特に経理業務の効率化を求める声が高まる中で、「クラウド会計」という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、具体的にどのようなメリットがあり、自社にとって本当に有効なのか、まだ判断しかねている方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では、クラウド会計の基本的な仕組みから、導入することで得られる多岐にわたるメリット、そして検討する上で知っておくべきデメリットや注意点、さらには自社に最適なソリューションを選ぶための比較ポイントまで、網羅的に解説します。クラウド会計への理解を深め、経理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するための一助となれば幸いです。

クラウド会計とは？

クラウド会計とは、インターネット経由で会計処理機能を利用できるサービスのことです。従来、会計ソフトはパソコンにインストールして使用するものが主流でしたが、クラウド会計はソフトウェアをインストールする必要がなく、インターネット環境さえあれば、PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからアクセスして利用できます。データは提供事業者の安全なサーバーに保存・管理されるため、自社でサーバーを管理する必要もありません。

従来のインストール型会計ソフトとの違い

従来のインストール型会計ソフトとクラウド会計の主な違いを以下の表にまとめました。クラウド会計は、初期費用を抑えやすく、場所を選ばずに利用できる点、法改正への自動対応などが大きな特徴です。

比較項目	クラウド会計	インストール型会計ソフト
ソフトウェア導入	不要（インターネット経由でアクセス）	必要（PCへのインストール）
利用場所	インターネット環境があればどこでも可能	インストールしたPCがある場所
データ保存場所	提供事業者のサーバー	利用者のPCまたは社内サーバー
初期費用	低い、または無料の場合もある	比較的高め
月額・年額費用	発生する場合が多い	買い切り型が多い（バージョンアップ時に費用発生）
法改正対応	自動アップデートで対応されることが多い	手動または追加費用で対応
複数人での利用	同時アクセスやデータ共有が容易	ライセンス数や設定による
デバイス	PC、スマートフォン、タブレットなどマルチデバイス対応	主にPC

クラウド会計が注目される背景

クラウド会計が注目される背景には、社会全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）の流れがあります。働き方改革の推進によるテレワークの普及、人手不足による業務効率化の必要性の増大、そしてインボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正への対応など、企業を取り巻く環境の変化がクラウド化を後押ししています。これらの課題解決の一助として、クラウド会計の柔軟性やリアルタイム性が高く評価されています。

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クラウド会計を導入するメリット

クラウド会計を導入することで、企業は多くのメリットを享受できます。経理業務の効率化はもちろんのこと、経営判断の迅速化やコスト削減にも繋がる可能性があります。ここでは、具体的なメリットを詳しく見ていきましょう。

時間と場所を選ばない柔軟な経理業務の実現

クラウド会計最大のメリットの一つは、インターネット環境さえあれば、オフィスだけでなく自宅や外出先など、時間や場所を選ばずに会計業務を行える点です。これにより、テレワークへの対応が容易になるだけでなく、移動時間などのスキマ時間を有効活用することも可能になります。経営者自身が出張先で最新の経営状況を確認したり、育児や介護と両立しながら働く従業員が在宅で経理業務を行ったりと、柔軟な働き方をサポートします。

入力作業の自動化による業務効率の大幅な向上

多くのクラウド会計には、銀行口座の取引明細やクレジットカードの利用履歴を自動で取り込み、AIが勘定科目を推測して仕訳候補を提案する機能が搭載されています。これにより、従来手作業で行っていた入力業務の負担が大幅に軽減され、入力ミスも減らすことができます。経理担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い分析業務などに時間を割けるようになります。

リアルタイムな経営データの可視化と迅速な意思決定

クラウド会計では、入力されたデータが即座に集計・反映されるため、常に最新の経営状況をリアルタイムで把握できます。売上や費用、利益の状況、資金繰りなどをグラフなどで分かりやすく表示する機能も充実しており、経営者はこれらの情報を基に、より迅速かつ的確な経営判断を下すことが可能になります。月次決算の早期化にも繋がり、問題点の早期発見や経営戦略の見直しにも役立ちます。

法改正や税制改正への自動アップデート対応

消費税率の変更やインボイス制度の導入など、会計業務に関連する法改正や税制改正は頻繁に行われます。インストール型の会計ソフトの場合、これらの改正に対応するためにソフトウェアのアップデート作業や追加費用が発生することが一般的です。一方、クラウド会計ソフトの多くは、提供事業者側で自動的にアップデートが行われるため、ユーザーは常に最新の法令に対応した状態でシステムを利用できます。これにより、法改正への対応漏れのリスクを軽減し、専門知識がなくても安心して利用できます。

データ共有の円滑化と複数人での同時作業

クラウド会計では、会計データが一元的にクラウドサーバーで管理されるため、権限を設定することで、経営者、経理担当者、そして顧問税理士などが同じデータに同時にアクセスし、情報を共有することが容易になります。例えば、経理担当者が入力した内容を税理士がリアルタイムで確認し、アドバイスを行うといった連携がスムーズに行えます。複数拠点を持つ企業でも、データのやり取りの手間が省け、効率的な業務遂行が可能です。

ペーパーレス化の推進とコスト削減効果

請求書や領収書などの証憑書類を電子データとして取り込み、クラウド上で管理できる機能を備えたクラウド会計ソフトも増えています。これにより、紙ベースでの書類保管スペースの削減、印刷コストや郵送コストの削減、書類の検索時間の短縮など、ペーパーレス化による様々なメリットが期待できます。電子帳簿保存法への対応も視野に入れることで、さらなる業務効率化とコスト削減が見込めます。

【内部リンク】経理業務をペーパーレス化するメリット・デメリットとは：DXに向けた進め方や事例を解説 | コラム | クラウドERP PROACTIVE－SCSK

強固なセキュリティとデータバックアップ体制

クラウド会計のデータは、提供事業者が管理するデータセンターで厳重に保管されます。多くの事業者は、通信の暗号化、不正アクセス防止、複数拠点でのデータバックアップなど、高度なセキュリティ対策を講じています。自社でサーバーを管理する場合と比較して、専門的な知識がなくても高いレベルのセキュリティを確保でき、災害時などのデータ消失リスクも低減できます。ただし、サービス選定時には、提供事業者のセキュリティ体制を十分に確認することが重要です。

銀行口座やクレジットカードとの連携による自動仕訳

クラウド会計の多くは、銀行のインターネットバンキングやクレジットカード会社のシステムとAPI連携し、取引明細を自動で取得する機能を備えています。取得した明細データに基づいて、AIが過去の仕訳パターンを学習し、適切な勘定科目を推測して自動で仕訳候補を作成します。これにより、手入力による仕訳作業が大幅に削減され、記帳業務の効率化と正確性の向上が期待できます。

クラウド会計導入のデメリットと注意点

多くのメリットがあるクラウド会計ですが、導入を検討する際にはいくつかのデメリットや注意点も理解しておく必要があります。これらを事前に把握し、対策を講じることで、よりスムーズな導入と活用が可能になります。

インターネット環境への依存

クラウド会計は、その名の通りインターネット経由で利用するサービスであるため、安定したインターネット接続環境が必須です。オフラインの状況では基本的に利用できません。通信障害が発生した場合や、インターネット環境が整備されていない場所では業務が滞ってしまう可能性があります。そのため、信頼性の高いインターネット回線の確保や、万が一のオフライン時の代替手段（限定的ではありますが）を検討しておく必要があります。

月額または年額のランニングコスト発生

インストール型の会計ソフトが買い切り型であるのに対し、クラウド会計の多くは月額または年額で利用料金が発生するサブスクリプションモデルを採用しています。初期費用は抑えられるものの、長期的に見ると総コストがインストール型を上回る可能性も考慮する必要があります。自社の利用状況や必要な機能、予算などを総合的に勘案し、コストパフォーマンスを比較検討することが重要です。

既存システムからの移行作業の負担

すでにインストール型会計ソフトや他のシステムで会計データを管理している場合、クラウド会計へ移行する際にはデータのコンバート作業や初期設定が必要になります。データの整合性を保ちながらスムーズに移行するには、事前の計画と十分な準備期間が求められます。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでの学習コストや時間も考慮に入れる必要があります。移行サポートを提供しているベンダーを選ぶのも一つの手です。

自社に合わないサービス選択による非効率化リスク

クラウド会計は多種多様で、それぞれ機能や特徴、得意とする業種・規模が異なります。多機能すぎても使いこなせなかったり、逆に必要な機能が不足していて業務効率が上がらなかったりするケースも考えられます。自社の業務フローや課題、将来の展望などを明確にし、それに合致したソフトを慎重に選定しないと、期待した効果が得られない可能性があります。無料トライアルなどを活用し、操作性や機能を確認することが推奨されます。

セキュリティポリシーとの整合性確認の必要性

クラウド会計では、企業の機密情報である会計データを外部のサーバーに預けることになります。多くのクラウド会計事業者は高度なセキュリティ対策を講じていますが、自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、データの取り扱い範囲や責任分界点などを事前に確認しておく必要があります。特に、個人情報や取引先の重要情報を含むデータを扱う場合は、契約内容や事業者の信頼性を十分に吟味することが求められます。

自社に最適なクラウド会計を選ぶための比較ポイント

数あるクラウド会計の中から、自社にとって最適なものを選ぶためには、いくつかの重要な比較ポイントがあります。これらのポイントを押さえて検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、クラウド会計のメリットを最大限に引き出すことができます。

事業規模や業種への適合性

クラウド会計は、個人事業主向け、中小企業向け、中堅・大企業向けなど、対象とする事業規模によって機能や料金体系が異なります。また、特定の業種（例：飲食業、小売業、建設業など）に特化した機能を持つソフトもあります。自社の事業規模や従業員数、そして業種特有の会計処理や管理ニーズに適合しているかを確認しましょう。例えば、複数店舗を運営している場合は、店舗ごとの損益管理機能があると便利です。

必要な機能の過不足がないか

基本的な仕訳入力や決算書作成機能に加えて、どのような機能が必要かを洗い出しましょう。例えば、請求書発行機能、給与計算機能、経費精算機能、プロジェクト別収支管理機能、API連携による他システムとの連携などが挙げられます。不要な機能が多すぎると操作が複雑になったり、コストが無駄になったりする可能性があります。逆に、将来的に必要になりそうな機能が拡張できるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

操作性の分かりやすさとサポート体制

毎日利用する可能性のあるサービスであるため、操作画面が見やすく、直感的に操作できるかどうかは非常に重要です。経理の専門知識がない人でも扱いやすいか、入力補助機能は充実しているかなどを確認しましょう。多くのサービスで無料トライアル期間が設けられているので、実際に操作して試してみることをお勧めします。また、導入時や運用中に不明点が出てきた場合のサポート体制（電話、メール、チャット、FAQなど）が充実しているかも選定の重要なポイントです。

料金体系とコストパフォーマンス

クラウド会計の料金体系は、月額固定制、ユーザー数に応じた従量課金制、機能に応じたプラン別料金など様々です。初期費用や月額（年額）料金だけでなく、オプション機能の追加料金やサポート費用なども含めた総コストを比較検討しましょう。単に安いだけでなく、自社のニーズを満たす機能が提供されており、長期的に見て費用対効果が高いかどうかを見極めることが大切です。

他の業務システムとの連携可能性

すでに販売管理システムや給与計算システム、顧客管理システム（CRM）、営業支援システム（SFA）などを利用している場合、それらのシステムとクラウド会計がAPI連携できると、データの二重入力の手間が省け、さらなる業務効率化が期待できます。どのようなシステムと連携可能か、連携実績は豊富か、連携設定は容易かなどを確認しましょう。将来的に導入を検討しているシステムとの連携も視野に入れておくと良いでしょう。

セキュリティ対策の信頼性

会計データは企業の機密情報です。クラウド会計を選ぶ際には、提供事業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを必ず確認しましょう。具体的には、データの暗号化、不正アクセス防止策、アクセス権限管理、バックアップ体制、データセンターの信頼性（ISMS認証やSOC報告書の取得状況など）などがチェックポイントとなります。安心してデータを預けられる信頼性の高い事業者を選びましょう。

比較ポイント	確認事項
事業規模・業種への適合性	自社の規模、業種特有のニーズに対応しているか
必要な機能の過不足	必須機能、あると便利な機能、将来必要な機能は何か。過不足はないか
操作性とサポート体制	画面は見やすいか。直感的に操作できるか。サポートは充実しているか
料金体系とコスト	初期費用、月額・年額費用、オプション費用。費用対効果は高いか
他システムとの連携性	既存システムや将来導入予定のシステムと連携できるか。連携実績はどうか
セキュリティ対策	データ暗号化、不正アクセス対策、バックアップ体制、認証取得状況など

クラウド会計導入を成功させるためのステップ

クラウド会計の導入を成功させ、そのメリットを最大限に享受するためには、計画的な導入プロセスが不可欠です。以下に、導入をスムーズに進めるための一般的なステップをご紹介します。

ステップ1：導入目的と課題の明確化

まず、なぜクラウド会計を導入したいのか、現状の会計業務における課題は何かを明確にしましょう。「経理業務の時間を30%削減したい」「月次決算を5営業日以内に完了させたい」「リアルタイムで経営状況を把握したい」など、具体的な目的を設定することで、サービス選定の軸が定まり、導入後の効果測定もしやすくなります。関係者間で目的意識を共有することも重要です。

ステップ2：自社に合うサービスの選定と比較検討

ステップ1で明確にした目的と課題、そして前述の「自社に最適なクラウド会計を選ぶための比較ポイント」を基に、複数のサービスを比較検討します。各社のウェブサイトで情報を収集したり、資料請求をしたり、オンラインセミナーに参加したりするのも有効です。候補を2～3つに絞り込みましょう。

ステップ3：無料トライアルやデモの活用

多くのクラウド会計では、無料トライアル期間やデモンストレーションが提供されています。実際に操作画面に触れ、自社の業務フローに合うか、操作性は問題ないか、必要な機能が備わっているかなどを実務担当者自身で確認しましょう。この段階で、サポートデスクに問い合わせてみて、対応の質や速さを確認するのも良い方法です。

ステップ4：導入計画の策定と社内準備

導入するサービスが決定したら、具体的な導入計画を策定します。データ移行のスケジュール、担当者の役割分担、既存業務との切り替え時期、従業員への周知やトレーニング計画などを明確にします。特に、経理担当者だけでなく、関連部署の理解と協力を得ることがスムーズな導入には不可欠です。

ステップ5：データ移行と初期設定

既存の会計ソフトやExcelなどから過去の会計データを移行し、勘定科目や取引先情報などの初期設定を行います。データ移行は正確性が求められるため、慎重に進める必要があります。ベンダーのサポートを受けながら進めるか、必要であれば専門の移行サービスを利用することも検討しましょう。

ステップ6：操作トレーニングと運用開始

実際にクラウド会計を利用する従業員に対して、操作方法のトレーニングを実施します。基本的な入力作業から、レポートの出力方法、便利な機能の活用方法などを習得してもらいましょう。最初は一部の業務からスモールスタートし、徐々に利用範囲を拡大していくのも有効な手段です。

ステップ7：効果測定と改善

クラウド会計の運用を開始したら、定期的に導入前に設定した目的が達成できているか効果測定を行います。業務時間の削減効果、入力ミスの減少率、経営判断の迅速化への貢献度などを評価し、改善点があれば運用方法を見直したり、ソフトの設定を調整したりします。クラウド会計は導入して終わりではなく、継続的に活用していくことが重要です。

クラウド会計に関するよくある質問（FAQ）

クラウド会計の導入を検討されている方からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

導入費用はどれくらいかかりますか？

クラウド会計の導入費用は、選択するソフトやプラン、利用ユーザー数、必要なオプション機能などによって大きく異なります。初期費用が無料または数万円程度で、月額料金が数千円から数万円程度が一般的です。多くのソフトでは複数の料金プランが用意されているため、自社の規模や必要な機能に合わせて選択できます。まずは各社のウェブサイトで料金を確認し、無料トライアルを活用してコストパフォーマンスを見極めることをお勧めします。

セキュリティは本当に安全ですか？

多くのクラウド会計事業者は、通信の暗号化（SSL/TLS）、2段階認証、ファイアウォール、不正侵入検知システム（IDS/IPS）、定期的なセキュリティ診断、データセンターの物理的セキュリティ対策など、多層的なセキュリティ対策を講じています。また、データのバックアップも複数の拠点で行われていることが一般的です。ただし、事業者によって対策レベルは異なりますので、導入前に必ずセキュリティポリシーや第三者認証の取得状況（ISO27001など）を確認しましょう。利用者側でも、パスワード管理を徹底するなどの対策が重要です。

税理士との連携は可能ですか？

はい、多くのクラウド会計ソフトは顧問税理士とのデータ共有機能を備えています。税理士専用のアカウントを発行したり、データをエクスポートして共有したりすることで、税理士がリアルタイムで会計データを確認し、記帳指導や月次決算、確定申告業務などをスムーズに行うことができます。税理士側もクラウド会計に対応しているか、どのソフトに対応しているかなどを事前に確認しておくと良いでしょう。

スマートフォンだけでも利用できますか？

多くのクラウド会計はスマートフォンやタブレット向けのアプリを提供しており、外出先からのレシート撮影による経費精算、取引明細の確認、レポート閲覧などが可能です。ただし、全ての機能がスマートフォンだけで完結するわけではなく、詳細な設定や複雑な処理はPCでの操作が推奨される場合があります。補助的な利用としてスマートフォンを活用し、メインの作業はPCで行うという使い方が一般的です。

まとめ

クラウド会計は、経理業務の効率化、コスト削減、経営の可視化を実現し、企業の成長をサポートする強力なツールです。導入には初期の検討や準備が必要ですが、そのメリットは非常に大きいと言えるでしょう。本記事でご紹介したメリット・デメリットや選定時のポイントが、貴社にとって最適なクラウド会計ソフトを検討・導入される際の参考となり、経理業務のデジタルトランスフォーメーションを進める一助となれば幸いです。