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2022.08.08
ERPノート

販売管理の基本:業務フローから販売管理システムの選び方までを徹底解説

販売管理システムは、企業活動における「お金」と「モノ」の流れを管理するものであり、企業向けアプリケーションにおいて重要な役割を果たします。しかし、実際にどのような業務を管理できるのか、導入することでどのようなメリットが得られるのか分からないという方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、販売管理の基礎から、導入で得られるメリット、ERPとの違いまで詳しく解説します。

1. 販売管理とは

販売管理をひと言でいうと、販売に関する「お金」と「モノ」の流れの管理です。具体的には、「いつ、どこで、なにを、だれに、いくつを、いくらで」販売したのかといった、仕入・受注・在庫・出荷・納品・請求・代金回収にわたる一連の販売活動を一元的に管理します。

これにより、販売業務に必要な情報の把握が可能となり、製品の製造コストと販売価格が見合うかどうか、ビジネスの損益はどうなっているか、といった経営に欠かせない情報につなげることができます。

販売管理の目的は、大きく分けて以下の3つです。

販売業務の適切な管理

販売活動は、多くのスタッフや部署が関わることになるため業務全体の管理が煩雑になりがちで、それが原因で納品漏れや納期の遅れ、伝達漏れや記載ミスといったトラブルにつながることもあります。そのため、受注日・納品日、在庫数、業務プロセスなどの情報を可視化し、適切に管理することで、販売に関わるすべての関係者が必要な情報をタイムリーに把握できるようになり、人的ミスの軽減、業務効率の改善、業務品質の向上が実現します。

顧客満足度の向上

販売活動を行ううえでは、顧客とのやり取りをスムーズかつスピーディーに実施することが求められます。販売業務を効率化し、顧客情報を適切に管理することで、顧客ニーズの理解が進み、迅速で柔軟な顧客対応や最適なマーケティング戦略の策定が可能になり、結果として顧客満足度の向上や信頼関係の構築が可能になります。

収益の向上、可視化

販売管理のもっとも大きな目的は、収益・利益の確保ともいえます。受注から請求までの流れを適切に管理することによって、売上情報や仕入コストを可視化できるなど、収支の状況が明確になります。また、販売データをもとにした売上予測・分析も可能になるため、より収益をアップするための対策が立てやすくなります。加えて、仕入管理が適切であれば、商品を無駄なく仕入れることができ、過剰在庫のリスクを最小化できます。

2. 販売管理の業務フロー・業務プロセス

販売管理の業務プロセスを大まかに分けると「①受注管理」「②出荷管理」「③請求管理」「④仕入管理」「⑤在庫管理」という流れになります。業務プロセスごとに順に解説していきます。

図:販売管理業務の一連の流れ

図:販売管理業務の一連の流れ

①受注管理

受注管理は、見積り作成から契約の締結、社内での受注処理までのプロセスを管理する、いわゆる販売管理の入り口になります。

見積り

顧客から商品検討の要望を受けとったのち、対象商品の価格、数量、納期、納品条件などを記載した見積書を作成します。それを受領した顧客は、どの会社と取引するのかを決めるために、ときには比較検討を行い、最終的な決定を下します。

契約締結

提示した見積書の内容で顧客と合意が取れ次第、契約締結のフェーズに移行します。契約書を作成して交わすこともあれば、注文書を発行してもらい、これに返送する形で注文請書を送るといった方法もあります。

受注業務

顧客との取引が決定したのちに受注処理を行います。まず得意先から注文書などの注文依頼を受領し、その内容に基づいて受注伝票の作成やシステムへの入力などを行います。

②出荷管理

出荷管理は、商品の発送から顧客への納品までの管理を指します。商品発送の準備では、契約内容通りの個数、品番、納期になっているかを事前に確認する必要があります。

出荷業務

出荷する際に必要となる各種書類の作成、商品の荷造り、発送の手配を行います。営業担当と出荷担当が分かれている場合、まずは、出荷に必要な情報を出荷担当に伝えるために出荷指示書を作成し、出荷担当はその内容を基に希望納期までに顧客へ納品できるように、梱包作業などの出荷準備を行い発送の手配を進めます。

納品業務

商品を顧客の手元に届けるのが納品業務となります。引き渡しの方法は、配送業者に委託するのが一般的ですが、自社スタッフを使って直接届ける場合もあります。商品の引き渡しの際、納品書や受領書に顧客からサインもしくは確認印をもらい、確実に納品されたかをチェックします。納品確認については、配送業者が提供する荷物追跡サービスなどから行うことができます。

売上計上

商品の納品をもって売上が計上できます。売上計上のタイミングは会社の管理方法によって異なりますが、商品を納品した日に売上計上する「着荷基準」が一般的です。その他の基準としては、出荷日に売上計上する「出荷基準」、顧客が商品を検収した日に売上計上する「検収基準」があります。

なお、「売上をどのように認識し、どのように財務諸表上に反映させるか」についての基準を定めた新収益認識基準によると、「履行義務を充足した際に収益を認識する」と定められています。この履行義務とは「財またはサービスを顧客に移転する約束をすること」です。つまり、新収益認識基準に則った場合、サービスが提供され、支払いを受ける権利を得た時に売上を計上することになります。新収益認識基準は、2021年4月より大企業は強制適用、中小企業は任意適用となっています。

(参考)

③請求管理

顧客への請求書の発行、入金確認、代金の督促・回収までを管理します。請求をしなければ売上金が得られず、たとえ請求したとしても代金を回収できなければ会社が損してしまうため、収益確保の観点からも非常に重要な業務といえます。

請求業務

請求金額が確定したら、請求書を発行し、顧客へ送付します。請求書には、いつ、何を、どれだけ、いくらで納品したかといった取引内容を記載するとともに、顧客ごとに取引条件や請求締め日、代金の支払い方法を記載する必要があります。なお、請求のタイミングは、取引ごとに行う「都度請求」と、一定期間の取引の売上代金をまとめて請求する「一括請求」の2種類があります。送付方法は紙での郵送か、メールやWebシステムなどを使った電子送付の2種類です。

回収業務

請求書送付後に、支払いの期日までに顧客から代金が支払われたかどうか、請求金額と支払金額が一致しているかを、預金通帳やインターネットバンキングなどを通じて確認します。万が一、不備があった場合は顧客に督促を行います。正しい金額が入金された後は、入金伝票を作成し、案件ごとの入金金額と売掛金などの会計データとを照合して金額が一致しているかを確認します。この作業を消込といいます。

④仕入管理

商品を仕入れる際の見積りから契約締結、発注、入荷検品、支払いまでの一連のプロセスを指します。主な目的は、販売活動が円滑に遂行されるように、商品を必要なタイミングで必要な量を仕入れることにあります。これにより、適切な在庫数を維持します。

見積り

商品を購入する際に販売業者に見積依頼を出します。複数業者に希望価格や納期などの条件を提示し、その条件に見合った仕入先を選定することもあります。

契約締結

受注管理時と同様に、金額や納期、支払い方法などを確認し、内容に問題がなければ契約締結作業に移ります。

発注業務

契約を結んだら、次は仕入先に対して発注を行います。商品の数量や納品場所といった必要事項を記載した注文書を作成し、仕入先へ提出します。昨今では、システム上での依頼やEDIデータ連携による一括発注も可能になっています。

入荷検品

発注した商品が届いたタイミングで納品書と照らし合わせ入荷・検収処理を行います。到着した商品数が合っているか、キズや汚れといった欠損がないかなどをチェックし、何か問題があった場合は、仕入先に対して返品処理を行います。その後、仕入伝票を作成し、納品書とともに関係各所に伝達します。

支払い

仕入先から届いた請求書に基づいて支払処理を行います。支払い後に出金伝票に記載し、どの取引に出金したのかを記録して消込作業をします。請求書が届いていない場合は、仕入先に催促するなどして、適切に処理を進めましょう。

⑤在庫管理

在庫管理では、出荷情報などのデータに紐づけて商品の在庫数を管理し、適切な在庫状況の維持を目的としています。在庫が適切に管理されていなければスムーズに出荷できませんし、在庫不足になってしまうと販売機会を失いかねません。逆に過剰在庫だと経費がかかる一方です。在庫管理は仕入れや売上などに直結するので正確な情報をリアルタイムに把握する必要があります。

受払業務

商品ごとの単価・数量・金額といった情報をまとめ、入出庫を管理します。多拠点で倉庫を抱える場合は、倉庫ごとの入出庫管理も必要になります。

実地棚卸業務

実際に目視で商品の在庫を確かめ、その数量をカウントする作業を実地棚卸業務といいます。在庫管理表などで管理していたとしても、記入漏れや入力ミス、紛失などで、実数量と記録上の数量に差異が出る可能性があります。そのため、定期的に実地棚卸業務を行い、誤差が生じた場合は在庫データを修正し、同時に原因の調査・対策の検討を進めるのが重要です。

購買依頼業務

何らかの理由で在庫が必要数を満たない場合、商品を補充するために購買依頼を行います。その際に在庫担当者が、補充が必要な商品、購買依頼の目的、納入場所などを記した購買依頼書を作成することもあります。なお、依頼をかけた商品が入庫したら、再び受払業務を行います。

3. 販売管理システム導入のメリット

このように販売管理業務は数多くの担当者が関わり、業務内容も多岐にわたりますが、販売管理システムを導入することで一連のプロセスの効率化が実現します。具体的には、以下の3つのメリットが得られます。

メリット① 業務の効率化と質の向上

販売管理のプロセスは情報入力作業をはじめ反復作業が多いため、販売管理システムを導入して自動化することで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、業務の質の向上が見込めるようになります。また、システム化によって業務のやり方を統一できれば、管理の属人性を排除することができます。こうした業務効率化によって、生まれた時間やリソースをコア業務へ集中させることも可能になります。

メリット② リアルタイムかつ一元的な情報管理

販売管理システムにより、受発注や入出金のステータス(進捗状況)をリアルタイムに可視化することできます。情報が一元的に管理されていれば、部署ごとの利益を把握しやすくなり、共有漏れなどによる連携ミスも防ぐことができます。また、顧客ごとに売上実績を分析することで、商品のスピーディーな改善や新規開発、ユーザーのニーズ把握にも役立ちます。さらに、受発注の状況や入出金状況を即時にまとめられるため、経営戦略や営業計画の見直しが可能になるなど、経営判断の迅速化も実現します。

メリット③ コスト削減

販売管理システムでは、商品の受注状況と在庫数を併せて管理できるため、過剰在庫や無駄な商品の発注を防止できるなど、在庫の最適化が実現します。また、紙帳票のペーパーレス化が可能となるため、用紙代や印刷代、保管費用といった紙に関わるコストを削減でき、同時にテレワーク推進にもつながります。

図:販売管理システム導入のメリット

図:販売管理システム導入のメリット

4. 販売管理システムの主な機能

業種・業界によって必要な機能は異なりますが、販売管理システムは主に「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入管理機能」の3つに分類できます。

①販売管理機能

販売管理機能は、販売活動における「お金」の流れをコントロールする機能です。見積りから受注、請求までの管理をワンストップでこなせるようになり、修正、確認の手間を大きく省けるようになります。

見積管理機能

見積内容の入力や見積書を作成する機能です。見積内容を記録するとともに、検索、印刷、表示ができ、新しく見積書を作る際の参考にも役立てられます。

受注管理機能

受注データを蓄積し、検索、集計する機能です。見積書から引用できたり、受注と同時に仕入先に発注をかけられたり、EDI連携によってWebから一括で受注データを作成できたりと、受注業務の効率化をサポートします。

売上管理機能

売上データの入力と売掛金の管理を行う機能であり、都度請求や納品処理に対応しています。納品完了と同時に売上データを作成したり、POSデータと連動したり、各種ファイル形式に出力したりと、さまざまな機能があります。

請求、債権管理機能

売上から請求、代金回収までを管理する機能で、一括請求(掛売)の管理に役立ちます。請求書の発行、売掛金の消込確認などが行えます。

②在庫管理機能

商品の出入庫や在庫の状況など、販売活動における「モノ」の流れを管理する機能です。受注管理や仕入管理と連動させることで、在庫切れや過剰在庫を防ぎ、効果的な販売管理業務を実現できます。

出荷管理機能

受注内容を基にした出荷指示書の作成、出荷依頼、出荷実績を記録する機能です。

入荷管理機能

仕入管理と連動し、商品の入荷予定や実際の入荷を管理する機能です。

棚卸管理機能

売上伝票や仕入伝票の入力に連動して、在庫数を自動的に計算・表示する機能です。

③購買管理機能

商品や原材料の仕入れに伴う購買を管理する機能です。仕入れから発注までの流れを管理することで、入力やチェックの手間が省けるほか、業務の効率化も見込めます。

発注管理機能

発注した商品や原材料の内容を表示し、修正・変更・追加をしたり、注文書を発行したりできる機能です。

仕入管理機能

商品や原材料などの仕入れを適切にコントロールする機能です。在庫数と連動しているため、出荷予定の商品数と見比べることで、最適な在庫管理が可能になります。

5. 販売管理システムの選び方

現在では、各ベンダーからさまざまな販売管理システムが提供されており、そのなかから自社に適したものを選ぶ必要があります。ここでは、販売管理システムの選び方としてポイントを4つご紹介します。

ポイント① 必要十分な基本機能を備えているか

まずは、販売管理に必要な機能を過不足なく備えているかチェックしましょう。その上で、自社のビジネスの特長や仕入先や得意先との関係性の整理を行い、自社の強みを活かせるパッケージを選択することが重要です。また、販売管理システムは多くの部署が頻繁に利用するシステムですので、関係者がすぐに使いこなせるよう、操作性や使い勝手を事前に確認しておくことも重要です。

ポイント② 業種・業態、会社規模に合っているか

販売管理システムは、汎用的なものから、特定の業界・業種に特化した製品まで幅広く存在します。販売管理システムに求める機能要件も企業ごとで異なるため、業種特有の商習慣やモノの流れなどを加味したシステムでなければ、販売・購買情報を一元管理できなかったり、使い勝手が悪くなったりします。そのため、自社の業種・業態と照らし合わせて選定することが重要です。自社のスケールにあっていないシステムの場合、使わない機能が多くあり、無駄なコストが発生することもあります。検討中のシステムがどれくらいの規模の企業を対象にしているのかを明確にし、自社の規模に合わせたシステムを選定しましょう。また、同じ規模感の企業導入事例があるかも確認しておくと、導入後のイメージが湧きやすくなるはずです。

ポイント③ 企業の個別要求に対する提案力、対応力がしっかりしているか

自社業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるか確認するとともに、ベンダー側に最適な提案力と確かな技術力・実装力があるかどうかを見極める必要があります。業務の中には、パッケージ機能だけでは対応できない個別要求もあるため、その際は実現したい機能についてベンダーと話し合い、両社の理解を深めたうえで、実装を進めることが求められます。また、インボイス対応などの法令対応を進める場合には、販売管理システムと周辺ソリューションを適切に組み合わせる必要も出てきます。これらを実現するためには、ベンダーが自社の業務をしっかりと理解した上で最適な提案をできるか、そして希望通りの機能を確実に実装してくれるかが大きなポイントになります。

(参考)

ポイント④ セキュリティやサポート体制が充実しているか

販売管理業務は、企業にとって基幹業務ですので、システムにエラーが生じたり、停止して使えなくなったりした場合、ビジネス活動が一時的にストップしてしまいます。まずは、システム自体のセキュリティ基準やデータの暗号化、バックアップなどの機能についても確認が必要です。同様に、問い合わせ方法や対応時間、休日対応、サポートは別途契約かどうかなど、システム導入後の運用サポート体制の確認もしておきましょう。また、顧客情報を扱うため、アクセス権限やユーザー管理を細かく設定できるのかもチェックすべきです。

図:販売管理システムの選び方のポイント

図:販売管理システムの選び方のポイント

6. ERPの販売管理システムと単体の販売管理システム

ERPと販売管理システムは、商品を仕入れ、生産状況や需要予測などを加味して適正在庫を判断し、適切な生産計画を立てるという点で共通しています。しかし、目的や機能といった点で違いがあります。

ERPは、一連の販売プロセスに関わるデータと他業務のデータが連携されているため、情報がリアルタイムで反映され、会計データや人事労務データもすべて1つのシステム内で管理します。

一方、販売管理システムは、上述したように販売に関する「お金」と「モノ」の流れを一元管理します。受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理までの一連の機能のみを担います。このようにERPと販売管理システムは機能の範囲で異なります。

また、ERPは会社全体の生産状況や販売状況、在庫状況などを可視化することで、スムーズな経営判断ができる環境を整えることを目的としています。一方で、販売管理システムは、販売管理業務における効率化やコスト削減、データの可視化が目的です。

次に、ERPの販売管理システムと単体の販売管理システムにおける詳しいメリット・デメリットを整理します。

ERPの販売管理システムのメリット、デメリット

会計システムなどと連携することにより、会社全体の生産性向上や販売活動の可視化、会計情報の一元管理、経営判断の迅速化などを実現できます。各部門のデータを連携して可視化することで、状況に応じて柔軟にスケジュールを組み立てられるようになるほか、仕入れを最適化して無駄のない経営を行えるようになります。また、自動的に業務データが連携されるため、各業務システムへの再入力の手間もありません。

デメリットは、規模が大きくなりがちで高額になってしまう可能性があることです。また、各機能の連携も複雑になりますので、何らかの不具合が発生したときに原因の特定に時間がかかる場合があります。

単体の販売管理システムのメリット、デメリット

販売管理システム導入の際に用意するハードウェアが小規模なもので済むことと、ERPに比べて安価な点がメリットといえます。複雑な連携もなく、操作もシンプルになるので、小規模な事業であれば十分に活躍できます。

しかし、販売管理しか対応していないという点がデメリットになります。単体のシステムだとどうしても作業の省力化にとどまってしまい、販売管理システムの導入によって得られた情報を経営に生かしきれません。

7. まとめ

販売管理システムは、販売活動の一元管理と効率化において高い効果を発揮しますが、ERPと比較するとどうしても機能不足を感じてしまいがちです。そのため、自社の規模や業種、目的や予算を加味したうえで、販売管理システムを選択するか、ERPを選択するか判断するのが良いでしょう。

東京中央税理士法人 執行役員 社員税理士 竹澤直樹

東京中央税理士法人
https://www.tokyo-chuou.jp/
執行役員 社員税理士
竹澤直樹

2015年 税理士登録
2015年 社員税理士就任
税理士法第33条の2の書面を活用し、税務調査の省略を通じて顧問先の健全な発展を支援。
またクラウド会計や電子申告を活用し作業の効率化を図り、試算表や資金繰表など経営判断資料をスピーディーに作成することを使命としている。

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