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コラム

2020.09.29 ♦人事♦

給与計算業務のアウトソーシング(給与BPO)の検討ポイントを紹介

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は10年以上前からさまざまな形で紹介されてきました。近年ではシステムと一体で提供されることにより、大企業だけでなく中堅企業にも導入されるケースが増えています。とくに給与計算業務をアウトソーシングする「給与BPO」は幅広い業種で注目されています。そこで今回は、「給与BPO」を検討するうえで押さえておくべきポイントをご紹介します。

1. 給与計算のアウトソーシングで依頼できる業務とは?

給与計算業務は、給料や賞与の総支給額、控除額、手取り額などを個々の従業員について計算し、それに基づいて正しく給与や賞与を支払う業務です。また、年末調整や納税などの作業も発生します。労働契約に準じ、税金や社会保険などの公的手続きを適正に行うとともに、少しの計算ミスも許されないため、締日から支払日の短期間で正確に業務を行うことが要求されます。短期間に業務が集中するため、残業や休日出勤を余儀なくされるというケースも多いでしょう。

そこで注目されているのが、給与計算のアウトソーシング(給与BPO)です。
給与計算業務に必要なスキルを有するスタッフが、ミスのない業務を行ってくれる、税制改正などがあった場合でも迅速に対応してくれる、という点から、利用している企業も少なくありません。

給与BPOで依頼できる業務は、従業員の給与・賞与計算や年末調整だけと思いがちですが、それ以外にも、勤怠管理や人事データの管理などをサービス項目に挙げている事業者も増えてきました。

2. 給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングする給与BPOのメリットとして、人材の有効活用が挙げられます。
給与計算業務は高い正確さが求められますが、社内で継続して実施していくには、一定数の社員を確保し、退職者などで欠員がでれば採用を行わなければなりません。採用者にスキルが不足している場合には、教育コストもかかります。また、先述したように、繁忙期における残業・休日出勤など、働き方改革に関わる課題もついてまわります。

こうしたコストや手間がかかるにもかかわらず、給与計算業務は定型的な業務がほとんどです。そうしたことから、計算業務は外部の専門企業にすべて委託し、社員には人材採用や社員教育関連など、社内スタッフでなければできない付加価値の高い業務をしてもらうほうが合理的、と考える企業も多くなっています。

3. 給与計算をアウトソーシングするデメリット

給与BPOのデメリットとしては、給与計算業務に詳しい社内人材がいなくなるという可能性がある、ということがあります。
「どんな仕事も社員のなかにエキスパートがいなくてはならない」という考えを持つケースもあるため、その場合には方針にそぐわなくなります。しかし給与計算業務は、どのような企業においても基本的に業務内容は同じです。給与BPOの事業者と密な連携をとっていれば、社内でエキスパートを育成しておかなければ対応できなくなる、という心配はあまりないでしょう。

また、給与BPOを実施することでコスト高になる、という懸念もあるでしょう。
しかし、プロフェッショナルに丸ごとアウトソースすることで担当者の採用や育成が軽減され、人材を有効活用できることを考えると、これからの人材難の時代においては給与BPOの活用が、一概にコスト高につながるとは言えないでしょう。

4. 給与計算のアウトソーシング先を選ぶポイント

BPOサービスには、さまざまな事業者が参入していますが、給与BPOでは多様なスタッフを抱える事業者とITベンダーが協業して提供するケースもあります。
具体的には、BPOサービスを依頼すると同時に給与計算のシステム化が行えます。さらに、拡張性のあるシステムを利用している場合には、給与計算だけでなく人事管理、勤怠管理などとも連携することで、人事業務全体の効率化も実現できます。

アウトソーシング先を選ぶポイントとしては、アウトソース先が抱えている専門スタッフの人数や、これまでの導入実績などが重要になります。また、災害やパンデミックなどが発生しても十分に対応できるかといったBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)の観点も注目すべきでしょう。さらに提供しているシステムがどんなものなのかも、大切なチェックポイントとなります。

例えば、パソナHRソリューションは、約70,000名の給与計算代行実績がある経験値の高いスタッフが在籍し、オペレーションは大阪・岡山BPOセンターにて実施しています。また、SCSKのクラウドERP「ProActive for SaaS 人事・給与」をシステムとして利用。通勤旅費申請などの各種申請を電子化し、社員自身の直接入力を実現するセルフエントリー機能や、シチュエーション別に必要な申請書類を、従業員自身で確認できるナビゲーションシステムにより、業務量を削減します。

5. 給与計算アウトソーシングの導入事例

先述したパソナHRソリューションとSCSKによる給与BPOサービスは、多くの実績があります。

例えば、業務用清掃洗浄剤、清掃用機器などの製造・輸入・販売を行っているシーバイエス社では全国に9拠点、約500名の社員と派遣社員が在籍しています。同社は人事に関する業務は「勤怠管理」「給与・社会保険」「退職金」の業務ごとに3 社にアウトソーシングしていましたが、これをパソナHRソリューションに一本化することで、約1.5人相当の業務量を削減し、人事関連情報の一元管理を実現しました。

また、光ファイバー回線を軸としたサービスの提供を主要業務とする中部テレコミュニケーションでも、「ProActive for SaaS 人事・給与」を活用したパソナHRソリューションのアウトソーシングサービスにより、業務量を50%削減し、業務コストを14.7%削減することができました。現在では、人事と給与のデータが一元化されており、大きな効率化が実現できていると社内で高く評価されています。

給与BPOを検討する際は、こうした事例もチェックして参考にしてみてください。

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