（1）申請・承認業務の効率化

ワークフローシステムのメリットとして、まず業務の効率化が挙げられます。

電子化とペーパーレス化により、以下のような一連の作業を効率化できるためです。

たとえば代表的なワークフローとしてよく挙げられる「稟議」について議論を深めましょう。従来は、申請書の作成や承認プロセスを紙の稟議書で行っている会社が大半でした。紙ベースのワークフローは、書類の作成に時間がかかり、現在そのフローがどのような状態にあるのか、どこで止まっているのか、なぜ止まっているのかが把握しにくく、フロー全体に時間がかかってしまいがちです。

また、稟議書を紛失してしまったり、破損してしまったりするリスクもあります。さらに、テレワークの社員からの申請や、支店から本店に稟議を上げる場合などには紙を郵送しなければならず、時間がかかってしまう場合もあるでしょう。

その点、電子化されたワークフローシステムであれば、現在承認プロセスがどこまで進んでいるのかが可視化されます。書類作成や承認作業も簡単にでき、リモートからも申請・承認作業ができるためフロー全体のスピードアップに繋がるのです。

（2）申請ミスに伴う修正・差し戻し回数の削減

ワークフローシステムの中には、ミスを削減するためのさまざまな機能が搭載されているものもあります。

たとえば、以下のような機能です。

まず自動計算機能とは、経費精算や支払依頼などの際に、合計値や税込金額などの計算をシステムが自動で行い、手動での計算ミスを大幅に減らすものです。

さらに、承認ルール設定機能とは、事前に設定した承認フローに従って、自動的に上司や関係者に承認依頼を送信し、承認漏れや不正な手続きを防ぐものです。

これらの機能により、ミスが発生するリスクを大幅に低減できます。結果として、業務の信頼性が向上し、社員のストレスも軽減されるため、全体的な生産性も高まるのです。

（3）内部統制の強化

ワークフローシステムを導入すると、以下のような機能により、内部統制の強化が期待できます。

監査ログ機能とは、誰がいつどのような操作を行ったのかを記録する機能で、不正行為を防ぐのに役立ちます。たとえば、重要な書類の改ざんや不正なアクセスがあった場合、その履歴を追跡できるため、問題の早期発見と対策が可能です。

アクセス権限管理機能は、各ユーザーが利用できる機能や閲覧できる情報を適切なレベルに制限する機能です。適切なレベルの情報のみを提供でき、情報漏洩のリスクを減少させられます。

ワークフローシステムに搭載されたこれらの機能を活用することで、コンプライアンスと内部統制の強化を実現可能です。

（1）導入コストがかかる

導入する際に初期費用とランニングコストがかかることが、ワークフローシステムのデメリットの一つです。

初期費用にはソフトウェアライセンス料、導入コンサルティング料、そしてシステム開発費などが含まれます。

また、システム導入後にもランニング費用が発生します。ランニング費用はシステムの保守管理費や運用費も含まれ、定期的に支払う必要があるものです。さらに、システムのアップデートや機能追加が必要な場合、その都度追加費用が発生することもあります。

これらのコストを考慮し、事前に十分な計画と予算の確保を行うことが重要です。

（2）運用負荷がかかる

ワークフローシステムを導入すると、運用負荷が発生します。

具体的には、以下のような作業が生じます。

まず、システムの初期設定やカスタマイズは専門知識が必要で、これに時間と手間がかかります。また、業務の要件が変わるたびにシステムの設定を変更する必要があり、その度に新たな調整が求められます。

さらに、ユーザーの増減や役職の変更に伴うアカウント管理も定期的に行わなければなりません。トラブルが発生した場合には、迅速に対応するための体制も整えておく必要があります。

これらの作業は、専任のIT担当者を配置するほか、外部の専門業者に委託することでも対応が可能です。システムの効果を十分に引き出すためにも、事前にしっかりとした計画と準備が必要です。

（3）単体のワークフローシステムを複数併用すると運用が複雑になる

単体のワークフローシステムを複数併用すると、運用が複雑になるデメリットがあります。それぞれのシステムで別々のデータが管理されるため、情報の一元管理が難しくなるからです。

システム間での連携機能が提供されていれば良いですが、連携が難しい場合はデータの整合性を保つため、手動でデータ連携を行わなければなりません。データの規模にもよりますが、通常、手動でのデータ連携はあまり現実的ではない場合が多いです。

さらに、将来的に新たな機能を追加したり、業務を変更したりする場合、複数のシステムを連携させる必要が出てくるでしょう。このようなケースでは、システム間の連携が複雑になり、結果として拡張性や柔軟性が低下する可能性があります。

これらのデメリットを考慮すると、単体のワークフローシステムを複数併用する際には、慎重な計画と管理が求められます。

（1）ERPを導入し、その標準ワークフロー機能を活用する方法

ERPは会計、人事、給与、販売管理などの業務プロセスを一つのシステムで統合し、データを一元管理するものです。ERPを導入することで、基幹業務の管理に標準ワークフロー機能を活用できるようになります。

ERPシステムに備わる標準ワークフロー機能を活用することで得られるメリットとして、以下が挙げられます。

以上のように、ERPのワークフロー機能を活用することで情報の一貫性を保て、またリアルタイム更新によって最新の情報に基づいた意思決定を行うことができます。

（2）ERPと別のワークフローシステムを連携させて活用する方法

ERPとワークフローシステムを連携することで、単体のワークフローシステムを複数併用する必要がなくなり、導入効果が最大化されます。そのため、手動でのデータ入力や複数システム間のデータ整合性の確保が不要になり、データ連携の自動化を図ることができます。

さらにERPは業務プロセスを統合し、標準化されたプロセスを提供するため、業務効率の改善が見込めます。新しい機能の追加や業務変更にも柔軟に対応できるため、システム間の連携がシンプルになり、拡張性と柔軟性が向上するのです。結果として、企業全体の生産性が向上し、スムーズな業務運営が可能になるでしょう。

また、以下のようなメリットも得られます。

以上のように、ERPのワークフロー機能を活用することで情報の一貫性を保て、またリアルタイム更新によって最新の情報に基づいた意思決定を行うことができます。